In de kaartjes in vPlan is veel informatie te vinden. In dit artikel worden alle functionaliteiten van het kaartje uitgelegd.

Rechts in het kaartje zie je een grijze balk met icoontjes. Met deze icoontjes bepaal je welke informatie je wilt tonen, of juist wil verbergen op je kaartje.
​

Toon of verberg subkaartjes

Toon of verberg extra velden

Toon of verberg de vervaldatum

Toon of verberg de activiteiten

Toon of verberg resources

Toon of verberg labels

Toon of verberg tijdregistratie

Toon of verberg de integratie informatie

Toon of verberg bijlagen

Toon of verberg checklists

Toon of verberg reacties en gebeurtenissen

Wanneer je in vPlan een kaartje geopend hebt, zie je rechts bovenin de kaart een actie menu met daaronder verschillende opties.

In vPlan heeft elk kaartje een unieke link. Deze link kun je delen met andere vPlan gebruikers. Hiermee kun je snel verwijzen naar een kaartje. Als je op de optie Deel link klikt, wordt een link naar dit kaartje automatisch gekopieerd naar je klembord.
Deze link kun je nu direct plakken in bijvoorbeeld een e-mail of Whatsapp bericht. Hiermee deel je het kaartje met een collega of andere vPlan gebruiker.
De ontvanger kan op de link klikken, en wordt dan naar vPlan geleid. Als je nog niet ingelogd bent zul je eerst even moeten inloggen. Als je wel ingelogd bent zie je direct de kaart die met je gedeeld is.
Je hebt de keuze om de kaart direct te openen in het huidige scherm, of door direct door te navigeren naar je planbord en te zien waar de kaart in het bord gepland is.
Als je kiest voor 'Toon op planbord' is het belangrijk om te weten dat vPlan in je planbord automatisch een zoekopdracht overneemt in je planbord. Ook de periode van je planning wordt aangepast naar de start- en einddatum van het kaartje.

Wil je weer de volledige planning zien? Pas dan even de periode aan en haal de zoekopdracht weg.

Per collectie kun je een omslagfoto of kleur instellen. Met deze functie kun je kaartjes duidelijk op laten vallen in je planbord, of een foto toevoegen van een product, persoon of locatie.
Als je op Kies omslag klikt, zie je in je kaartje een optie om een omslagkleur of -afbeelding toe te voegen. Als je een kleur hebt gekozen zie je dit als rand verschijnen bovenin de kaart, maar ook in het planbord zelf zie je nu duidelijk welke collectie kaarten je een omslagkleur hebt gegeven ten opzichte van de andere kaarten.
​

Naast een kleur, kun je ook een foto als omslag gebruiken. De foto van een locatie van een klus, of een foto van een maatwerk product dat je wil produceren. Als voorwaarde moet de omslagfoto altijd geüpload zijn als bijlage in de kaart in vPlan.
Naast je bijlagen zie je een punaise icoontje. Hiermee kun je een van je toegevoegde bijlagen direct als omslagfoto instellen. Of je kiest onder het kopje 'Omslag' voor de optie 'Afbeelding' en je selecteert een van de toegevoegde foto's als omslag. Het resultaat? De omslagfoto is duidelijk zichtbaar op de kaart én in je planning.

Met deze optie toon je de mogelijkheid om je kaartje te splitsen. Hoe dit precies werkt, wordt uitgelegd in dit artikel: Kaartje splitsen.

Met deze optie kun je een kaartje kopiëren. Hierbij wordt alle informatie van het originele kaartje overgenomen in het nieuwe kaartje. Bij het dupliceren van een kaartje wordt er een nieuw kaartje aangemaakt binnen de collectie.

Als planner of administrator kun je in vPlan kaartjes vergrendelen. Met het vergrendelen van een kaart zorg je ervoor dat andere gebruikers de kaart niet meer kunnen wijzigen en dat de plandatum vaststaat. Het geldt overigens niet voor alle gegevens in de kaart. De volgende gegevens kunnen andere gebruikers nog wél invullen of aanpassen:
- Extra velden
- Vervaldatum
- Checklijsten
- Omslag kleur/foto
- Volgen/ontvolgen van kaart
- Reacties plaatsen
​
Wat kunnen andere gebruikers dan niet aanpassen?:
- Titel
- Omschrijving
- Status
- Geplande datum
- Activiteiten
- Tijdregistratie
- Resources
- Splitsen
- Labels
​
Een vergrendelde kaart kan weer ontgrendeld worden door de gebruiker die hem vergrendeld heeft, óf door een ingestelde automatisering. Je hebt de kaart nu vergrendeld. Je ziet dit doordat het actiemenu verdwenen is. Hiervoor in de plaats is een slotje gekomen. Het zal je ook opvallen dat veel velden in de kaart niet meer aanklikbaar zijn.
Ook in het planbord zelf is duidelijk te zien wanneer een kaart vergrendeld is, doordat er een slotje bij staat. Het slepen van kaartjes aan de voorkant van je planbord is niet meer mogelijk.
Om een kaart weer te ontgrendelen moet de kaart geopend worden door de gebruiker die hem vergrendeld heeft. Vervolgens klik je opnieuw rechts bovenin op het slotje om de kaart weer te ontgrendelen. Alle vergrendelde acties in de kaart zijn nu weer beschikbaar voor andere gebruikers.

Met deze optie kun je het kaartje die je open geklikt hebt verwijderen.
​

Met deze optie plaats je de gehele collectie terug in de backlog. Vanuit hier kun je de collectie opnieuw inplannen.

Met deze optie kun je een gehele collectie kopiëren. Hierbij wordt alle informatie van de originele kaartjes overgenomen in de nieuwe kaartjes. Bij het dupliceren van een collectie wordt er een nieuwe, losstaande collectie aangemaakt. Bestaat de originele collectie uit drie kaartjes, dan wordt er dus een tweede, nieuwe collectie aangemaakt, met drie kaartjes.
Verwijder collectie
Met deze optie verwijder je de hele collectie waarbinnen dit kaartje valt. Dit gaat dus niet om alleen het geopende kaartje, maar alle gerelateerde kaartjes.
​

Wanneer een collectie is aangemaakt vanuit een integratie, wordt de collectie eerst naar het archief geplaatst wanneer je deze verwijdert. Vanuit het archief kun je de collectie herstellen, of definitief verwijderen.

Bovenin het kaartje zie je de status, die je ingesteld hebt in de configuratie.
​

Je ziet de huidige status van het kaartje. Door op het pijltje te klikken, krijgt het kaartje gelijk de volgende status. Klik je op de status zelf, dan zie je alle statussen, zoals in bovenstaande afbeelding. Hier kun je snel een andere status kiezen, wanneer de opvolgende status bijvoorbeeld overgeslagen wordt.

De standaard velden op een kaartje zijn de titel en omschrijving. Deze velden zie je gelijk terug in je planning. Naast de titel en omschrijving, kun je extra velden aanmaken om meer informatie kwijt te kunnen in je kaartje.

In je kaartje zie je het veld 'Gepland'. Dit is de datum waarop je kaartje gepland is. Staat hier één datum, dan heeft het kaartje een doorlooptijd van één dag. Heb je verschillende start- en einddagen, dan kun je hier in het kalendertje eerst de start- en vervolgens de einddatum kiezen.
Naast een start- en einddatum kun je ook tijden toevoegen. Plan het kaartje door het datumveld 'Gepland' te openen. In het kalendermenu zie je een klokje staan:

Als je hierop klikt, zie je onder de kalender een aantal extra velden, waaronder start- en eindtijd. Klik je het klokje aan, dan wordt er automatisch een tijd ingevuld. De starttijd die je hier ziet is het aankomende hele uur. Is het dus 14:30 uur, dan zul je bij de starttijd 15:00 uur zien.

Naast de geplande datum, zie je nog een datum veld op het kaartje. Dit is je vervaldatum. Je vervaldatum is je deadline. Hierop kun je genotificeerd worden wanneer deze datum overschreden wordt.

Voeg snel en simpel één of meerdere activiteiten toe aan een kaartje. Aan de activiteiten kun je een geschatte tijdsduur meegeven. Je kunt alleen activiteiten selecteren welke gekoppeld is aan de fase waarin het kaartje wordt aangemaakt. De activiteiten zorgen opgeteld voor de totale duur van het kaartje. Invoer van duur kan in minuten (m), uren (h) en dagen (d). Het is mogelijk om hiervan een combinatie te maken. Bijvoorbeeld 1h 30m (1 uur en 30 minuten) of 2d 2h 15m (2 dagen, 2 uur en 15 minuten). Dagen tellen als 24 uur.

Onder het kopje 'Resources' zie je een dropdown menu. Je kunt hier kiezen uit alle resources die je aan dit planbord, of aan deze fase, gekoppeld hebt. Selecteer de resource(s) die je wilt toewijzen. Je kunt een resource, die gekoppeld is aan een kaartje, makkelijk verwijderen. Als je met je muis op de avatar van de resource gaat staan, zie je een kruis. Klik hierop om de resource te verwijderen van het kaartje.

In het kaartje kun je één of meerdere labels koppelen aan een kaartje. Hiermee kun je specifieke details aan een kaartje toevoegen. In de planning kan de label ook op de 'voorkant' van een kaartje getoond worden. Hier lees je hoe je labels aan kunt maken.

Wil je graag tekeningen of andere bestanden laten zien op jouw kaartje? Dit doe je gemakkelijk door een bijlage toe te voegen. Deze bijlages zijn voor al jouw collega's binnen vPlan inzichtelijk, en kunnen ook worden geopend in vPlan Go. Je kan een bestand op het kaartje slepen of op het veld van de bijlagen klikken in het kaartje. Als je hierop klikt, kom je bij je bestanden en kun je jouw bijlage kiezen. Nu je succesvol een bijlage hebt toegevoegd, kun je hier twee acties mee uitvoeren. Je kan de bijlage downloaden en openen of je kan deze verwijderen.

Onder het kopje 'Checklists' kun je checklijsten toevoegen. Je kunt hier kiezen uit checklists die je in de instellingen aan hebt gemaakt, of je maakt voor dit kaartje een nieuwe checklist.

Als er in de instellingen voorgedefinieerde checklists zijn ingericht in de configuratie van vPlan, dan hoef je deze alleen maar te selecteren in je kaartje om direct te gebruiken!
​

Naast het dropdown menu om standaard checklists toe te voegen, zie je een plusje. Hiermee kun je handmatig een nieuwe checklist toevoegen in dit kaartje. Geef je checklist een naam, en klik vervolgens op het veld eronder om af te vinken regels aan je checklist toe te voegen. Je kunt zoveel regels toevoegen als je wil. Je kunt ook de volgorde van de regels wijzigen door rechts van je checklist regel op de puntjes te klikken met je muis, en de regel naar boven of beneden te slepen. Met het prullenbak icoontje kun je een regel verwijderen.
Als je met de muis buiten het checklist gebied klikt, wordt de checklist opgeslagen.

Rechts bovenin de checklist, zie je een menu. Hierin staan de volgende opties:

Alles afvinken: zorgt ervoor dat alle regels van de checklist in een keer worden afgevinkt.
​Alles uitvinken: zorgt ervoor dat alle regels van de checklist in een keer worden uitgevinkt.
​Afgevinkt verbergen: zorgt ervoor dat afgevinkte regels in de checklist niet meer getoond worden.
​Wijzigen: hiermee kun je de checklist aanpassen. Regels toevoegen, wijzigen, verwijderen of de titel van de checklist aanpassen.
​Verwijderen: verwijder de checklist uit je kaart.

In vPlan kun je als gebruiker een kaartje volgen. Wanneer je een kaartje volgt kun je extra notificaties over het kaartje ontvangen. Zo kun je een notificatie ontvangen wanneer de plandatum van het kaartje door iemand anders gewijzigd word, of wanneer iemand anders de status van een kaartje wijzigt.
Alles over notificaties en hoe je deze kunt beheren vind je op: Notificatiecentrum.
Rechts bovenin het kaartje, naast het bliksem menu, zie je een ster. Als je hierop klikt, registreer je jezelf als volger van dit kaartje. Vanaf nu ontvang je extra notificaties over dit kaartje, zoals te lezen is in het artikel die hierboven genoemd is.
​
Zodra je een kaartje volgt, komt je vPlan avatar bij de volgen knop te staan. Als je wilt stoppen met volgen, dan klik je simpelweg nog een keer op de knop. Andere volgers van het kaartje zijn op deze plek ook zichtbaar.
​

In het kaartje kun je als gebruiker opmerkingen plaatsen. Op deze manier kun je simpel en snel samenwerken met je team of kun je eenvoudig extra informatie met betrekking tot het kaartje toevoegen. Je ziet altijd wie, wanneer de opmerking geplaatst heeft. Alleen zelf aangemaakte opmerkingen kun je verwijderen.

Binnen vPlan wordt bijgehouden welke gebruiker wat heeft gedaan, op elk kaartje. Bij gebeurtenissen laten wij precies zien welke actie door welke gebruikers is gedaan. Deze vind je helemaal onderin het kaartje, bij de opmerkingen, als je op dit icoontje klikt: .