Dit artikel duikt dieper in de geavanceerde planfuncties van vPlan. Leer hoe je met subkaartjes werkt, kaartjes terug kunt laten keren in je planning en afhankelijkheden tussen taken legt. Ontdek handige tips om je planning naar een hoger niveau te tillen met deze geavanceerde vPlan functies.

Subkaartjes kunnen gebruikt worden om het werk van een kaartje op te delen in meerdere taken, of het werk te kunnen verdelen over meerdere personen. In dit hoofdstuk lees je er alles over.

Subkaartjes kunnen aangemaakt worden op het moment dat een kaartje in de planning staat. In de backlog is dit nog niet mogelijk. Om een subkaartje aan te maken open je het kaartje die je op wil delen. In het menu aan de rechterkant kun je kiezen welke informatie je wil tonen of verbergen op een kaartje. Bovenaan zie je het icoontje voor de subkaartjes, zoals hieronder afgebeeld.
​
​

Onder de start- en einddatum zie je nu het kopje Subkaartjes, met daaronder Maak een nieuw kaartje. Klik hierop en typ de titel van het subkaartje, vervolgens druk je op enter en het subkaartje is toegevoegd.
In de planning zie je nu achter het hoofdkaartje een klikbaar pijltje. Deze geeft aan dat er subkaartjes onderhangen. Klik op het pijltje om alle subkaartjes te zien.

Op het moment dat je een subkaartje hebt aangemaakt, kun je in het hoofdkaartje de volgende informatie gelijk toevoegen of aanpassen:

Door in het hoofdkaartje op de titel van het subkaartje te klikken, kom je in dit kaartje. Hier kun je hem aanvullen met bijvoorbeeld activiteiten en de geschatte uren om zo het kaartje compleet te maken.
Rechts bovenin het subkaartje zie je het hoofdkaartje. Zo weet je altijd dat het om een subkaartje gaat, en onder welk hoofdkaartje deze valt. Ook kun je snel terug naar het hoofdkaartje door rechtsboven op de titel te klikken.
Het bliksemmenu zoals je deze kent, is in subkaartjes ingekort. Alle collectie gerelateerde opties zijn hieruit gehaald. Je ziet wel een nieuwe optie: Converteer naar kaart. Met deze optie kun je van een subkaartje een hoofdkaartje maken.

Hoofd- en subkaartjes kunnen natuurlijk ook repeterend in gepland worden. Maak je een hoofdkaartje repeterend, dan zullen de subkaartjes die hieronder vallen automatisch ook repeterend worden.

In de kalender- en kanban weergave zie je altijd alle kaartjes. De subkaartjes kun je herkennen aan dit icoontje: .
In de lijst- en tijdlijnweergave worden de subkaartjes ingeklapt onder het hoofdkaartje. Je ziet dit terug door het paarse pijltje achter het hoofdkaartje. Als je deze uitklapt zie je alle subkaartjes. Wanneer je in de subkaartjes gebruik maakt van tijdsduur, zullen de uren van alle subkaartjes opgeteld worden. Dit geldt voor de geschatte uren, de geregistreerde uren en de resterende uren. In het hoofdkaartje zie je dan het totaal van alle subkaartjes:
​

In dit voorbeeld zie je dat er bij de subkaartjes Deel 1, Deel 2 en Deel 3 samen 10 uur geschat wordt. Bij het hoofdkaartje is er een activiteit toegevoegd met een schatting van 6 uur, dus zie je dat het totaal op 16 uur geschat wordt.

In vPlan is het mogelijk om in te stellen dat bepaalde kaartjes automatisch terugkeren. Hoe deze functie precies werkt lees je in dit hoofdstuk.
​
Wanneer je een geplande kaart opent verschijnt er naast het datumveld een herhalingsteken. Hiermee kun je instellen dat dit kaartje automatisch terugkomt in je planning. Door op het herhalingsteken te klikken zie je een scherm waar je kunt kiezen of het kaartje dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks terugkeert. Daarnaast kun je ook aangeven of je wil dat het kaartje elke dag, week, maand of jaar terugkomt of dat je dit elke x aantal dagen, weken, maanden of jaren automatisch terug wil laten keren.
​
Je kunt per week aangeven op welke dag van de week je de kaartjes terug wil laten komen. Wanneer je kiest voor maandelijks krijg je de keuze of je deze elke maand op dezelfde dag wil laten terugkomen, of bijvoorbeeld elke eerste dag van de maand.
Ook zie je in dit menu een schakelaar voor de werkdagen. Deze schakelaar kun je aanzetten als je niet werkbare dagen, zoals jij die in de configuratie hebt ingesteld, niet mee wil laten nemen. Zet je de schakelaar uit, dan kunnen de repeterende kaartjes ook ingepland worden op niet werkbare dagen. Met het datumveld 'Eindigt op' kun je ervoor kiezen om deze functie op een bepaalde datum te laten eindigen, of je kunt hem leeg laten en de kaartjes oneindig terug laten komen.
​

Wanneer je terugkerende kaartjes aanzet worden binnen de collectie nieuwe kaartjes aangemaakt. Deze zijn dus allemaal gekoppeld aan het oorspronkelijke kaartje. In dit artikel lees je alles over het verschil tussen kaartjes en collecties: Wat is het verschil tussen een collectie en een kaart?
​
Wil je dat de repeterende taak altijd toegewezen wordt aan dezelfde medewerker of machine? Voeg dan de resource toe aan een kaartje voor je deze kaart repeterend maakt. Op deze manier wordt de resource toegevoegd aan alle terugkerende kaartjes. Voeg je de resource toe nadat je de kaart terugkerend hebt gemaakt, dan zal dit alleen op dit kaartje gebeuren.

In de tijdlijn weergave van vPlan kun je relaties of afhankelijkheden leggen tussen onderlinge plankaarten binnen of buiten een bestaande collectie.
Wanneer je een relatie legt tussen twee kaarten, kun je aangeven dat twee kaarten in je planning afhankelijk van elkaar zijn. Wanneer in je proces een bepaalde taak niet mag beginnen voordat de andere (voorgaande) taak afgerond is kan vPlan je hiermee helpen.

Het leggen van relaties/afhankelijkheden tussen plankaarten binnen je proces is stap 1. Stap 2 is te bepalen hoe vPlan je assisteert wanneer je de planning wijzigt van kaartjes die een relatie hebben met andere kaartjes. Wil je alleen een visuele waarschuwing van vPlan? Of wil je dat vPlan de volgorde van de afhankelijke kaartjes behoudt en deze dus ook verplaatst in de planning? Die keuze maak je zelf in je planbord configuratie.

Afhankelijkheden instellen tussen kaarten is direct beschikbaar in de tijdlijn. Maar voordat je begint met het leggen van afhankelijkheden tussen kaarten is het verstandig om te bepalen hoe vPlan om moet gaan met de kaartjes waar je dit hebt uitgevoerd. Er zijn drie opties beschikbaar. Volg deze stappen om de afhankelijkheden in te stellen:

In je planbord configuratie zijn de opties Notificeren, Duwen en Behouden zichtbaar.
​

Notificeren

Wanneer het einde van kaart A na de start van kaart B komt te liggen wordt de lijn roodgekleurd. Hiermee notificeren wij je dat dit waarschijnlijk een probleem oplevert. Door kaart B na kaart A te plaatsen (of kaart A voor kaart B) verdwijnt de notificatie. Je kunt dit dus handmatig oplossen.

Duwen

Wanneer het einde van kaart A voor de start van kaart B ligt is er niets aan de hand. Maar op het moment dat het einde van kaart A op dezelfde dag als de start van kaart B komt, duwen wij kaart B opzij. Op deze manier blijft kaart B altijd achter kaart A staan. We duwen alleen en trekken niet, dus wanneer kaart A naar voren wordt gehaald, blijft kaart B staan.
​

Behouden

Bij deze instelling houden we de periode vast tussen kaart A en kaart B bij het leggen van een afhankelijkheid. Op het moment dat je kaart A verschuift in de planning dan zal kaart B automatisch meeschuiven met behoud van tussenliggende dagen.
​

Wanneer je met je cursor over een kaart (balk) gaat, tref je in de linkerboven- en rechteronderhoek ankers aan. Vanuit hier kun je een afhankelijkheid trekken van kaart A naar kaart B. Het vertrekpunt is belangrijk want dit bepaalt welke kaart afhankelijk is van de ander.
Wanneer je op kaart A begint en een relatie trekt naar kaart B, dan is kaart A ''blokkerend'' en kaart B ''afhankelijk''.
​
Ga met je muiscursor naar een van je plankaarten. Een ankertje verschijnt in de hoeken van de kaart. Pak het ankertje vast met je muis en trek hem naar een kaart die je afhankelijk wil maken van deze kaart. Laat je muisknop los, en je hebt de afhankelijkheid gemaakt.
​

In de menubalk van de tijdlijn weergave kun je instellen wat je in je planbord wilt zien. Dit doe je door op het oogje te klikken . Als je hierop klikt, opent het menu met je voorkeuren. Je ziet hier ook de afhankelijkheden staan. Zet de schakelaar aan om de afhankelijkheden terug te zien in je tijdlijn. Je kunt dit ook snel doen met de sneltoets D op je toetsenbord.

Wanneer je afhankelijkheden tonen aan hebt staan op je planbord, dan zie je dat alle kaarten met een lijn verbonden zijn als ze een onderlinge relatie hebben. Door met je muis over de lijn te bewegen zie je in het midden een kruisje verschijnen. Als je hier op klikt wordt de afhankelijkheid tussen de twee kaarten ongedaan gemaakt.
​

Je kunt een afhankelijkheid ook verwijderen binnen een kaart zelf. Zie onderstaande uitleg.

Wanneer je een plankaart opent die Blokkerend is voor, en/of Afhankelijk is van een andere plankaart dan zie je dit direct bovenin de plankaart.
Onderstaande voorbeeldkaart is afhankelijk van Designfase, maar tegelijk zelf blokkerend voor de Oplevering.
​

Je kunt binnen de kaart naar de afhankelijke/blokkerende kaart gaan door op de regel te klikken. Ook kun je de afhankelijkheid verwijderen door op het kruisje naast de regel te klikken.
​
Ook binnen een kaart kun je afhankelijkheden verbergen met de daarvoor bestemde knop bovenin de kaart: .
​

Meestal maak je een toekomstige kaart afhankelijk van de eerder geplande kaart in je proces. Het moet immers op een bepaalde volgorde uitgevoerd worden. Hiermee borg je dat de toekomstige kaart meebeweegt wanneer de eerder geplande kaart uitloopt (of dat je hierop genotificeerd wordt).
​
Je kunt ook andersom werken door de eerder geplande kaart (ook) afhankelijk te maken van de later geplande kaart. Hiermee zorg je ervoor dat de eerste kaart niet alleen de laatste kaart vooruit duwt in de tijd, maar ook dat de eerste kaart teruggeduwd wordt in je planning wanneer je de latere kaart eerder plant.

Als je een afhankelijkheid tussen twee kaarten één kant op legt, maak je de ene kaart zoals gezegd blokkerend voor de andere kaart. De andere kaart is dus afhankelijk van die kaart, maar andersom niet. Dit kan het beste uitgelegd worden aan de hand van een voorbeeld:
​
Design is blokkerend voor Creatie. Design wordt uitgesteld en een week opgeschoven. Creatie is afhankelijk van design en wordt dus ook een week opgeschoven:
​

Design is dus blokkerend voor Creatie. Als je design verplaatst, beweegt creatie mee. Ook wanneer je Design weer een week naar voren haalt.
​
Verplaats je echter Creatie, door deze bijvoorbeeld een week naar voren te halen, dan blijft design staan. Design is namelijk in de relatie niet afhankelijk van creatie. Resultaat: vPlan waarschuwt dat je een probleem hebt, maar laat Design wel staan.
​

​

Wil je dat vPlan altijd de volgorde tussen twee gerelateerde kaarten vasthoudt, ongeacht welke je vooruit of achteruit verplaatst? Dan leg je de afhankelijkheid twee kanten op. Twee kaarten worden hiermee gelijkwaardig aan elkaar. Ongeacht welke kaart je verplaatst, zal vPlan altijd de gerelateerde kaart ook verplaatsen.
​
Wederom een voorbeeld. Creatie wordt een week naar achteren verplaatst. Omdat je een afhankelijkheid in twee richtingen hebt gemaakt wordt Design wordt meegetrokken en een week verplaatst.
​

Je kunt afhankelijkheden handmatig toevoegen, maar als in jouw proces afhankelijkheden standaard terugkomen dan kun je dit ook automatiseren. Je leest er meer over op: Automatisch afhankelijkheden trekken.