In een kaartje in de vPlan app vind je veel verschillende elementen. In dit artikel worden de elementen uitgelegd.

De standaard velden op een kaartje zijn de titel en omschrijving. Deze velden zie je gelijk terug in je planning. Naast de titel en omschrijving, kun je extra velden aanmaken om meer informatie kwijt te kunnen in je kaartje.
Onder de titel en de omschrijving zie je op welk planbord waarop het kaartje ingepland staan, en op welke fase.

In het kaartje zie je een datum staan, dit is wanneer het kaartje gepland is. Staat hier één datum, dan heeft het kaartje een doorlooptijd van één dag. Heb je verschillende start- en einddagen, dan kun je hier in het kalendertje eerst de start- en vervolgens de einddatum kiezen. Rechts naast de datum kun je ook een start- en eindtijd toevoegen.
​
Onder de geplande datum en tijd zie je de vervaldatum staan. Je vervaldatum is je deadline. Hierop kun je genotificeerd worden wanneer deze datum overschreden wordt.
​
Als laatst zie je in dit vlak Terugkerend staan. Hiermee kun je instellen dat dit kaartje automatisch terugkomt in je planning. Door op Terugkerend te klikken zie je een scherm waar je kunt kiezen of het kaartje nooit, dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks of aangepast terugkeert. Kies je een van deze opties, dan kun je daarna aangeven of het kaartje elke dag, week, maand of jaar terugkomt of dat je dit elke x aantal dagen, weken, maanden of jaren automatisch terug wil laten keren. Alles over terugkerende kaartjes lees je hier.

Binnen vPlan kun je, naast de titel en de omschrijving, extra informatie toevoegen aan jouw plankaartjes. Extra velden kun je instellen in de webversie van vPlan. Alles over het instellen van extra velden lees je hier.

In de app kun je ze eenvoudig inzien en invullen. Klik op het potloodje aan de rechterkant om de extra velden te bewerken.

In het kaartje zie je de status, die je ingesteld hebt in de configuratie.

Je ziet de huidige status van het kaartje. Door op het pijltje te klikken, krijgt het kaartje gelijk de volgende status. Klik je op de status zelf, dan zie je alle statussen. Hier kun je snel een andere status kiezen, wanneer de opvolgende status bijvoorbeeld overgeslagen wordt.

Onder de status van een kaart vind je de subkaartjes. Subkaartjes gebruik je om een taak op te splitsen in kleinere stappen of deeltaken. Zo houd je overzicht en kun je beter bijhouden wat er al gedaan is en wat nog openstaat.

Je kunt hier eenvoudig nieuwe subkaartjes toevoegen of doorklikken naar bestaande subkaartjes.

Heb je al subkaartjes toegevoegd? Dan kun je vanuit de hoofdkaart snel belangrijke details aanpassen, zoals de datum of de toegewezen resources.

Wil je een subkaartje verder aanvullen met informatie? Tik dan op de naam van het subkaartje om deze te openen.

In de kaart vind je ook de activiteiten. Dit zijn de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden, met een bepaalde tijdsduur.

In de kaart zie je de naam van de activiteit, de geschatte duur en een voortgangsbalk die laat zien hoeveel tijd er al geregistreerd is.

Wil je tijd registreren op een activiteit? Tik dan op de blauwe Play-knop om te starten met timen. De voortgangsbalk kleurt blauw naarmate er meer tijd wordt geschreven, zodat je direct ziet hoe ver de activiteit gevorderd is.

Onder het kopje Checklists kun je checklijsten toevoegen. Je kunt hier kiezen uit checklists die je in de instellingen aan hebt gemaakt, of je maakt voor dit kaartje een nieuwe checklist.
​

Standaard checklist kiezen in kaartje

Als er in de instellingen voorgedefinieerde checklists zijn ingericht in de configuratie van vPlan, dan hoef je deze alleen maar te selecteren in je kaartje om direct te gebruiken!
​

Zelf checklist aanmaken in kaartje

Naast de standaard checklists, zie je onderin 'Nieuwe checklist aanmaken' staan. Hiermee kun je handmatig een nieuwe checklist toevoegen in dit kaartje. Geef je checklist een naam, en klik vervolgens op het veld eronder om af te vinken regels aan je checklist toe te voegen. Je kunt zoveel regels toevoegen als je wil. Rechts bovenin zie je drie puntjes. Dit menu wordt hieronder uitgelegd.
​

Checklist menu opties

Rechts bovenin de checklist, zie je drie puntjes. In dit menu staan de volgende opties:

Onder dit kopje kun je labels toevoegen aan je kaartje of van je kaartje verwijderen.

Door op de resources te klikken kun je het kaartje toewijzen aan één of meerdere resources.

Net zoals in web kun je in de app ook bijlagen toevoegen. Bijlagen die je hier toevoegt, zijn direct zichtbaar in het kaartje in de webversie. Klik je hier op bijlage toevoegen, dan kun je de camera openen of een bijlage uit je fotobibliotheek of bestanden toevoegen.

In het kaartje vind je ook de integratie-informatie. Hier zie je alle details die vanuit het gekoppelde systeem zijn meegekomen, zoals het ordertype, referenties, leverdatum, klant en de orderregels.

Deze informatie helpt je om direct inzicht te krijgen in de inhoud van je kaartje, zonder dat je hoeft over te schakelen naar het bronsysteem. Zo zie je in één oogopslag welke order het betreft en welke gegevens eraan gekoppeld zijn.

Bij gebeurtenissen zie je wat er op de kaart is gebeurd. Denk aan wijzigingen in de status, aanpassingen van data, of wanneer iemand een opmerking heeft geplaatst. Het is als een soort logboek van alle acties binnen de kaart.

In de mobiele app kun je deze gebeurtenissen terugvinden zodat je altijd weet wie wat heeft gewijzigd en wanneer.

In het kaartje kun je als gebruiker opmerkingen plaatsen. Op deze manier kun je simpel en snel samenwerken met je team of kun je eenvoudig extra informatie met betrekking tot het kaartje toevoegen. Je ziet altijd wie, wanneer de opmerking geplaatst heeft. Alleen zelf aangemaakte opmerkingen kun je verwijderen.

Rechts bovenin het kaartje zie je drie puntjes. Hiermee open je het actiemenu. In het actiemenu vind je verschillende opties, die hieronder worden uitgelegd.

Start met volgen

In vPlan kun je als gebruiker een kaartje volgen. Wanneer je een kaartje volgt kun je extra notificaties over het kaartje ontvangen. Zo kun je een notificatie ontvangen wanneer de plandatum van het kaartje door iemand anders gewijzigd word, of wanneer iemand anders de status van een kaartje wijzigt. Alles over notificaties en hoe je deze kunt beheren vind je op: Notificaties.
De eerste optie in het actiemenu is het volgen van een kaartje, maar je kunt dit ook op een andere manier doen. In het kaartje zelf, onder de drie puntjes van het actiemenu, zie je een ster. Als je hierop klikt, registreer je jezelf als volger van dit kaartje. Vanaf nu ontvang je extra notificaties over dit kaartje, zoals te lezen is in het artikel die hierboven genoemd is.
​
Zodra je een kaartje volgt, komt je vPlan avatar bij de volgen knop te staan. Als je wilt stoppen met volgen, dan klik je simpelweg nog een keer op de knop. Andere volgers van het kaartje zijn op deze plek ook zichtbaar.
​

Vergrendel

Als administrator, manager of organiser kun je in vPlan kaartjes vergrendelen. Met het vergrendelen van een kaart zorg je ervoor dat andere gebruikers de kaart niet meer kunnen wijzigen en dat de plandatum vaststaat. Het geldt overigens niet voor alle gegevens in de kaart. De volgende gegevens kunnen andere gebruikers nog wél invullen of aanpassen:
- Extra velden
- Vervaldatum
- Checklijsten
- Omslag kleur/foto
- Volgen/ontvolgen van kaart
- Reacties plaatsen
​
Wat kunnen andere gebruikers dan niet aanpassen?:
- Titel
- Omschrijving
- Status
- Geplande datum
- Activiteiten
- Tijdregistratie
- Resources
- Splitsen
- Labels
​
Een vergrendelde kaart kan weer ontgrendeld worden door de gebruiker die hem vergrendeld heeft, óf door een ingestelde automatisering. Je hebt de kaart nu vergrendeld. Je ziet dit doordat het actiemenu verdwenen is. Hiervoor in de plaats is een slotje gekomen. Het zal je ook opvallen dat veel velden in de kaart niet meer aanklikbaar zijn. Ook in het planbord zelf is duidelijk te zien wanneer een kaart vergrendeld is, doordat er een slotje bij staat. Het slepen van kaartjes aan de voorkant van je planbord is niet meer mogelijk.

Om een kaart weer te ontgrendelen moet de kaart geopend worden door de gebruiker die hem vergrendeld heeft. Vervolgens klik je opnieuw rechts bovenin op het slotje om de kaart weer te ontgrendelen. Alle vergrendelde acties in de kaart zijn nu weer beschikbaar voor andere gebruikers.

Dupliceer

Met deze optie kun je een kaartje kopiëren. Hierbij wordt alle informatie van het originele kaartje overgenomen in het nieuwe kaartje. Bij het dupliceren van een kaartje wordt er een nieuw kaartje aangemaakt binnen de collectie.
​

Verwijder

Met deze optie kun je het kaartje die je open geklikt hebt verwijderen.
​

Verplaats naar backlog

Met deze optie plaats je de gehele collectie terug in de backlog. Vanuit hier kun je de collectie opnieuw inplannen.
​

Kies omslag

Per collectie kun je in de app een omslagkleur instellen. Met deze functie kun je kaartjes duidelijk op laten vallen in je planbord.
Als je op Kies omslag klikt, krijg je de optie om een kleur te kiezen. Als je een kleur hebt gekozen zie je dit als rand verschijnen bovenin de kaart, maar ook in het planbord zelf zie je nu duidelijk welke collectie kaarten je een omslagkleur hebt gegeven ten opzichte van de andere kaarten.

Deel link

In vPlan heeft elk kaartje een unieke link. Deze link kun je delen met andere vPlan gebruikers. Hiermee kun je snel verwijzen naar een kaartje. Als je op de optie Deel link klikt, wordt een link naar dit kaartje automatisch gekopieerd naar je klembord.
Deze link kun je nu direct plakken in bijvoorbeeld een e-mail of Whatsapp bericht. Hiermee deel je het kaartje met een collega of andere vPlan gebruiker.
De ontvanger kan op de link klikken, en wordt dan naar vPlan geleid. Als je nog niet ingelogd bent zul je eerst even moeten inloggen. Als je wel ingelogd bent zie je direct de kaart die met je gedeeld is.
Je hebt de keuze om de kaart direct te openen in het huidige scherm, of door direct door te navigeren naar je planbord en te zien waar de kaart in het bord gepland is.
Als je kiest voor 'Toon op planbord' is het belangrijk om te weten dat vPlan in je planbord automatisch een zoekopdracht overneemt in je planbord. Ook de periode van je planning wordt aangepast naar de start- en einddatum van het kaartje.
Wil je weer de volledige planning zien? Pas dan even de periode aan en haal de zoekopdracht weg.