Beheer extra informatie op kaarten en collecties. Maak en bewerk labels, vrije velden en checklists om werk te structureren en belangrijke details vast te leggen.

Binnen vPlan is het mogelijk om labels toe te kennen aan je plankaartjes. Zo kun je bijvoorbeeld orders met een hoge prioriteit een rood label geven, zodat voor het voor je hele bedrijf duidelijk is dat deze order prioriteit heeft.

Je maakt gemakkelijk labels aan, door te klikken op het groene plusje. Er verschijnt nu een venster op je scherm. Hierin kun je de kleur voor jouw label kiezen en kun je het label een naam geven. Wanneer je je label een naam en kleur hebt gegeven, klik je op Opslaan. Je label is nu klaar voor gebruik!

Binnen vPlan kun je, naast de titel en de omschrijving, extra informatie toevoegen aan jouw kaartjes. Wil je bijvoorbeeld een batchnummer, keuzemenu of telefoonnummer toevoegen aan je kaartjes? Dan kun je deze hier aanmaken.

Je richt extra invoervelden in, die je later in je planning kunt gebruiken voor het vastleggen van informatie. Deze velden zijn beschikbaar in de webversie van vPlan, maar ook de mobiele vPlan app.

Om een vrij veld toe te voegen, klik je op het groene plusje. Vervolgens moet je drie opties invullen:

Hiermee geef je het extra veld een naam. Bijvoorbeeld: 'Afleveradres' voor een adresveld, 'Batchnummer' voor een numeriek veld of 'Handtekening opdrachtgever' voor een tekeningveld. De keuze is aan jou.

Met deze optie kies je het niveau waarop het veld beschikbaar is. Velden die je op Collectie niveau beschikbaar zijn worden getoond op alle kaartjes die bij de collectie horen.

Als je een collectie hebt gepland die uit meerdere plankaartjes bestaat, kun je ervoor zorgen dat het extra veld waarin je de klantnaam vult op alle kaartjes zichtbaar wordt. Maar wil je per plankaart los de geleverde aantallen kunnen registreren, dan maak je dus een veld aan op het niveau kaartje.

Het type veld geeft aan hoe het extra veld zich gedraagt. Een veld van het type 'adres' kun je gebruiken om te navigeren, en een veld van het type 'numeriek' kun je in vPlan gebruiken om berekeningen mee te maken.

Hieronder een uitleg per type veld:

Dit type veld geeft je de mogelijkheid om een korte tekst in te vullen. Denk aan de naam van een contactpersoon, of een batchnummer waar ook letters in voorkomen.

Dit type veld geeft je de mogelijkheid om numerieke waardes in te vullen, met of zonder decimalen. Je kunt ook een eenheid aangeven, zoals m2, km, liter, etc. Daarnaast kun je ervoor kiezen of je de eenheid links of rechts uit wil lijnen.

vPlan kent standaard al plandatums en vervaldatums. Met dit type veld kun je een extra datum vastleggen, bijvoorbeeld de datum voor ontvangst goederen.

Met dit type veld kun je adressen en locaties vastleggen in je plankaartjes. Het veld is gekoppeld met Google Maps en zal dus de locatie kunnen tonen in de kaart van vPlan. Ook wordt dit veld gebruikt voor het berekenen van routes en reistijden (zie ook: Google Maps en route optimalisatie).

Dit type veld is een checkbox waarin je iets kunt afvinken. Bijvoorbeeld 'Kwaliteitscontrole uitgevoerd', welke je vervolgens kunt afvinken.

Als je een vaste keuzelijst wil opnemen in vPlan, dan kun je een keuzemenu aanmaken. Bijvoorbeeld voor type levering.

Net als bij het eerder genoemde tekstveld kun je bij velden van het type tekstblok vrij typen in letters en cijfers. Het veld tekstblok is groter van formaat en dus ideaal voor opmerkingen of informatie over je plankaart.

In dit veld kun je e-mailadressen invullen. Vervolgens kun je op een e-mailadres klikken en wordt je mail programma direct geopend.

In dit veld kun je telefoonnummers kwijt. Het veld herkent een telefoonnummer en zal een bel-applicatie kunnen openen wanneer je er op klikt. Vooral handig voor het gebruik in onze mobiele app.

Webadressen, of verwijzingen naar documenten in de cloud kun je kwijt in het link veld. Wanneer het veld gevuld is met een link kun je er daarna op klikken en wordt je in je internet browser direct doorgestuurd naar het adres.

Met het tekeningen veld voeg je een blok toe aan je kaart waarin je eenvoudige schetsen en tekeningen kunt maken. Het kan ook gebruikt worden als handtekening veld voor bijvoorbeeld het afleveren van goederen.

Om een vrij veld te wijzigen of verwijderen klik je op een bestaand veld. Hier kun je de gegevens aanpassen. Klik op verwijderen om het veld te verwijderen. Mocht je het veld al hebben gebruikt in kaartjes, blijven deze bestaan.

In je bord kun je standaard, herbruikbare, checklists toevoegen. Deze checklijsten kun je gebruiken in je kaartjes van vPlan. Wanneer je op het groene plusje klikt, opent een nieuw venster waarin je je checklist instelt.

Je hebt nu een checklist ingericht. Lees in dit artikel hoe je de checklist vervolgens gebuikt in je planbord!

In vPlan kun je bijlagen toevoegen aan een kaart. Met mappen houd je deze bestanden overzichtelijk georganiseerd. Je bepaalt zelf of een map beschikbaar is voor een hele collectie of alleen voor een specifieke kaart. Daarnaast stel je in welke gebruikers toegang hebben tot de map.

Ook kunnen bijlagen zonder map toegevoegd worden. Hiervoor bepaal je op welk niveau deze bestanden standaard worden opgeslagen.

Om een nieuwe map aan te maken, klik je op het groene plusje. Als eerst kies je of de map op collectie- of op kaartniveau beschikbaar is.

Een map die op Collectie niveau beschikbaar is wordt getoond op alle kaartjes die bij de collectie horen. Als je een collectie hebt gepland die uit meerdere kaarten bestaat, zie je dus de bijlagen die je toevoegt aan deze map in alle kaarten binnen deze collectie.

Maar wil je per kaart aparte bijlagen kunnen toevoegen aan een map, zonder dat je deze bijlagen op andere kaarten binnen de collectie ziet, dan maak je dus een map aan op kaart niveau.

Daarna geef je de nieuwe map een naam, en bepaal je wie toegang heeft tot deze map. Je kunt toegang geven aan:

Je kunt één of meerdere rollen selecteren, afhankelijk van wie toegang moet hebben tot de bestanden in de map. Admins hebben altijd toegang tot alle mappen.

Het is niet verplicht om bestanden in een map te plaatsen. Bij Bestanden zonder map bepaal je waar nieuwe losse bijlagen standaard worden opgeslagen.

Collectie

Nieuwe bijlagen worden opgeslagen op collectieniveau. Hierdoor zijn ze zichtbaar op alle kaarten binnen de collectie. Gebruik deze optie voor bestanden die op meerdere kaarten beschikbaar moeten zijn.

Kaart

Nieuwe bijlagen worden opgeslagen op kaartniveau. Ze zijn alleen zichtbaar op de kaart waaraan ze zijn toegevoegd. Gebruik deze optie voor bestanden die alleen relevant zijn voor één specifieke kaart.

Map

Wanneer je deze optie selecteert, kunnen er geen losse bijlagen meer worden toegevoegd. Alle nieuwe bestanden moeten aan een map worden toegevoegd. Dit is handig wanneer je alle bestanden gestructureerd wilt organiseren.

Wanneer een map uit de configuratie wordt verwijderd blijven alle bestanden behouden. De bestanden die zich in de verwijderde map bevonden, worden automatisch losse bijlagen. Deze losse bijlagen blijven beschikbaar op de kaart waarop ze stonden.