Het merendeel van vPlan bestaat uit data dat uit jouw ERP gegenereerd wordt. Het is ook mogelijk om data vanuit vPlan naar jouw ERP toe te sturen. Dit stel je gemakkelijk in op de integratiepagina van vPlan. vPlan laat je direct zien als jouw gegevens worden opgehaald, door het tonen van een groene balk. Wanneer er zich een fout voor doet, toont vPlan een rode balk.

Geplande datum

Ten eerste is het mogelijk om de geplande datum te updaten. Zoals te zien is bij de uitgaande gegevens, stuurt vPlan alleen gegevens met betrekking tot productie- en verkooporders terug naar jouw ERP.

Bij productieorders worden de start- en einddatum van orders in vPlan teruggekoppeld naar begin en einddatum planning van een werkorder in Exact Online.
Bij verkooporders worden de einddatum van een order in vPlan teruggekoppeld naar de afleverdatum in de verkooporder in Exact Online.

Statussen

Als je gebruik maakt van onze standaard Exact Online koppeling, kun je voor productie- en verkooporders de status van vPlan naar Exact Online terug sturen. Dit gebeurt op basis van zogenaamde selectiecodes in Exact Online. Binnen vPlan kunnen wij de volgende statussen terugschieten naar Exact:

Ongepland
Gepland
Bezig
Afgerond
Gearchiveerd

Voor meer informatie kun je het beste een aanvraag sturen naar [email protected]

Tijdregistratie

Als je tijd registreert in vPlan, kun je deze registraties terugsturen naar Exact Online, zodat dit ook altijd up to date is. Tijdschrijfregels kunnen teruggeschoten worden naar Exact Online voor werkorders en projecten.

Bij werkorders die opgehaald worden naar vPlan, waar bewerkingen aan hangen, kan tijd geschreven worden. De tijd die geschreven wordt op deze bewerkingen teruggestuurd worden naar Exact Online.
Bij projecten die uit Exact Online worden opgehaald kan de tijd geschreven worden op standaard uursoorten. Deze tijdschrijfregels op de standaard uursoorten kunnen worden teruggeschreven.

Voorwaarden

Om gebruik te maken van tijdsregistratie van vPlan gekoppeld aan je Exact online administratie moet je aan de volgende voorwaarden voldoen.

Tijdschrijfgebruikers in Exact Online

Om op een bepaalde medewerker terug te schrijven naar Exact Online moeten de medewerkers in Exact Online aangemaakt zijn, dit hoeven dus geen tijdschrijfgebruikers te zijn.
Wanneer in Exact Online geen medewerkers staan, wordt altijd teruggeschreven op de gebruiker die gekoppeld is aan vPlan.

Tijd registreren op werkorders

Je maakt gebruik van de Exact Online integratie met vPlan
Zie: Exact Online instellen
Je plant werkorders uit Exact Online in vPlan
Zie: Exact Online Productie
De bewerkingen uit Exact heb je gekoppeld aan vPlan (als activiteiten) en worden gebruikt in je vPlan planbord
Zie: Activiteiten linken aan je planbord
Je gebruikt medewerkers uit Exact Online als resources in vPlan, en hebt deze resources gekoppeld aan de juiste vPlan gebruikers
Zie: Hoe koppel je een resource aan een gebruiker? over hoe je resources aan gebruikersaccounts koppelt.
Zie: Exact Online HR over het koppelen van Exact medewerkers als resources naar vPlan.

Tijd registreren op projecten:

Je maakt gebruik van de Exact Online integratie met vPlan
Zie: Exact Online instellen
Je plant projecten uit Exact Online in vPlan van het budget type 'Uren per uursoort' of 'WBS'
Zie: Exact Online Projectmanagement
De uursoorten uit je Exact projecten heb je gekoppeld aan vPlan (als activiteiten) en worden gebruikt in je vPlan planbord
Zie: Activiteiten linken aan je planbord
Je gebruikt medewerkers uit Exact Online als resources in vPlan, en hebt deze resources gekoppeld aan de juiste vPlan gebruikers
Zie: Hoe koppel je een resource aan een gebruiker? over hoe je resources aan gebruikersaccounts koppelt.
Zie: Exact Online HR over het koppelen van Exact medewerkers als resources naar vPlan.

Werkwijze

De uitleg over de verschillende manieren van tijdregistratie in vPlan vind je op: Tijd registreren. vPlan kent op tijdregistraties verschillende statussen, namelijk concept, in behandeling, goedgekeurd, afgewezen en lopend.
Tijdregistratie met de statussen concept en ingediend kunnen worden gekoppeld aan Exact Online. Het goedkeuren van de tijdsregistratie gebeurt in Exact Online.

Wanneer een medewerker tijd schrijft op een werkorder of project in vPlan, dan wordt dit altijd eerst als concept opgeslagen. Op het moment dat de tijdregistratie opgeslagen is als concept wordt deze al direct naar Exact gestuurd.
Afhankelijk van je vPlan proces kan een Administrator, Planner of de medewerker zelf deze tijdregistraties indienen. Dit kan uiteraard in Exact, maar het kan ook in vPlan via het nieuwe Dashboard tijdregistratie. De tijdregistratie die in Exact Online al bekend was als concept wordt dan bijgewerkt naar ingediend.

In vPlan zie je de geregistreerde tijd in het dashboard als volgt:

In Exact Online worden de tijdregistraties van bijvoorbeeld project 143 getoond zoals in onderstaande afbeelding:

Het uiteindelijk goed- of afkeuren van de tijdregistratie gebeurt altijd in Exact Online. In de toekomst zal de goed- of afgekeurde status weer terug naar vPlan gestuurd worden. Hiermee is het proces tussen vPlan en Exact helemaal rond, en hoeven medewerkers voor de afhandeling van goed- of afgekeurde tijdregistraties niet meer buiten vPlan te werken.

Meer informatie over het indienen, goed- en afkeuren van tijdregistratie in vPlan lees je op: Goedkeuringsproces tijdregistratie.

Instellen

De optie om de tijdregistratie koppeling in te schakelen tussen vPlan en Exact online is niet standaard beschikbaar in je integratie instellingen. Heb je interesse of wil je de koppeling inschakelen? Neem dan contact met ons op via [email protected].