In vPlan kun je in kaartjes checklists aanmaken, of deze in je configuratie als standaard inrichten om ze naderhand toe te voegen aan een kaart zodra je de checklist nodig hebt.
Omdat checklists vaak bij een bepaalde stap in je planning afgewerkt moeten worden, is het handig om het toevoegen automatisch door vPlan te laten doorvoeren. Zo weet je zeker dat belangrijke controlestappen nooit vergeten worden, en scheelt het de planner onnodig handmatig werk. In dit artikel worden alle automatiseringen om een checklist toe te voegen uitgelicht.
​

Deze automatisering kun je instellen wanneer je wil dat er een bepaalde checklist wordt toegevoegd wanneer een bepaalde activiteit in een kaart wordt toegevoegd. Bijvoorbeeld de checklist 'Controlelijst' bij de activiteit 'Verpakken en verzenden'.
Deze automatisering werkt ook wanneer de activiteit al in de backlog aanwezig is, en de kaart wordt gepland.

De in te stellen voorwaarden zijn activiteit en checklist. Kies eerst bij welke activiteit er een checklist toegevoegd moet worden, en vervolgens welke checklist dat moet zijn.

Met statussen in vPlan hou je de voortgang van je werk bij. Je kunt werken met eenvoudige 'Open', 'In progress' en 'Done' statussen, maar je kunt hier ook diverse stappen toevoegen, afhankelijk van je proces. Op basis van een statusverandering van een kaartje, kun je ook checklists automatisch laten toevoegen. Dit doe je met onderstaande automatiseringen:

De in te stellen voorwaarden en acties zijn fase, status en checklist. Bij de tweede automatisering komt hier ook nog een label bij. Kies in welke fase de statusverandering moet plaatsvinden om de checklist automatisch toe te voegen. Vervolgens kies je de status waarbij de checklist toegevoegd moet worden, als een kaart deze status krijgt, en als laatst kies je de gewenste checklist die toegevoegd moet worden.

Met deze automatisering kun je ervoor zorgen dat er automatisch een checklist wordt toegevoegd, op het moment dat je geplande kaartje een aantal dagen in het verleden of in de toekomst ligt. Deze automatisering kun je op twee manieren variëren. Of je laat de checklist toevoegen op basis van een bepaalde datum in een specifieke planfase, of je kunt een checklist laten toevoegen ongeacht in welke fase het kaartje staat.

De voorwaarden die je instelt zijn de start- of einddatum, de fase, aantal (werk)dagen voor of na vandaag, de status en de checklist. Eerst kies je of je deze automatisering wilt triggeren op basis van de geplande start- of einddatum van een kaartje. Vervolgens kies je bij de eerste automatisering in welke specifieke planfase je wilt dat deze automatisering plaatsvindt. Daarna kies je wanneer je wilt dat de checklist toegevoegd wordt, het aantal (werk)dagen dat de plandatum voor of na vandaag ligt. Ook stel je nog in bij welke status de automatisering getriggerd moet worden, en welke checklist toegevoegd moet worden.

Wanneer je wil dat bij elke nieuwe collectie die je aanmaakt in de backlog of planbord standaard een checklist toegevoegd wordt, dan is dit de ideale automatisering. Deze automatisering voegt dus altijd een checklist toe, ongeacht de situatie of voorwaarden. Je hoeft alleen maar een nieuwe collectie aan te maken.

Bij deze automatisering kies je alleen welke checklist toegevoegd moet worden, wanneer er een nieuwe collectie aangemaakt wordt.

Als je met een fase planbord werkt en je wilt dat een checklist automatisch wordt toegevoegd in de kaart van een van die fasen, dan kun je deze automatisering gebruiken.
Deze automatisering werkt wanneer je zelf handmatig een kaart aanmaakt in een fase, maar ook wanneer je vanuit je backlog plant en er wordt automatisch een kaart in de desbetreffende fase aangemaakt.

De in te stellen voorwaarden en acties zijn fase en checklist. Stel in op welke fase de checklist automatisch toegevoegd wordt (wanneer je een kaart plant of aanmaakt op die fase), en stel in welke checklist automatisch toegevoegd moet worden.

In vPlan zijn labels een van de meest gebruikte functionaliteiten voor herkenbaarheid in je planning. Met het toevoegen van labels kun je ook automatiseringen en processen in gang zetten, dus ook checklists.

Checklists op basis van labels toevoegen kun je op twee manieren variëren. Of je laat de checklist toevoegen wanneer een label wordt toegevoegd in een specifieke planfase, of je kunt een checklist laten toevoegen ongeacht in welke fase een label wordt toegevoegd.
De in te stellen voorwaarden en acties zijn label, fase en checklist. Kies bij welk label de checklist toegevoegd moet worden. Vervolgens kies je in welke fase het label toegevoegd moet worden om de automatisering uit te voeren. Als laatst kies je welke checklist de automatisering moet toevoegen.

Met deze automatisering stel je in dat wanneer een timer wordt gestart of gestopt op een kaartje in een bepaalde fase, er automatisch een checklist toegevoegd wordt.

De in te stellen voorwaarden zijn of de timer start of stopt, de fase en de checklist.

Met deze automatisering zorg je ervoor dat er een checklist wordt toegevoegd, wanneer een kaartje wordt toegewezen aan een bepaald persoon.

De parameters die je instelt zijn resource en activiteit. Bij resource kies je bij welke resource de checklist toegevoegd moet worden, en bij checklist kies je welke checklist automatisch toegevoegd moet worden zodra het kaartje toegewezen wordt aan die bepaalde resource.