Beschikbaar vanaf het Professional pakket
Werk je met veel collega's in vPlan? Dan wil je ze waarschijnlijk niet steeds één voor één selecteren. Met gebruikersteams deel je gebruikers in groepen in, zoals een afdeling, een vestiging of een projectgroep. Daarna kun je een heel team in één keer toegang geven tot een bord, een weergave met ze delen of ze een notificatie sturen.
Teams beheren
Teams beheer je via de configuratie: klik rechts bovenin op het tandwiel-icoon en ga in de menubalk aan de linkerkant naar Gebruikers. Bovenaan de pagina staat het blok Teams, met daaronder de lijst met gebruikers.
Let op
Alleen gebruikers met de rol Admin kunnen teams aanmaken, wijzigen en
verwijderen.
Een team aanmaken
1. Ga naar de configuratie door op het tandwiel icoon rechts bovenin te klikken
2. Ga naar Gebruikers in de menubalk aan de linkerkant
3. Klik in het blok Teams op het plus-icoon
4. Geef het team een naam
5. Klik onder Gebruikers op Gebruiker toevoegen en kies de collega's die bij het team horen
6. Klik op Opslaan
Tip
Je kunt ook vanuit de gebruikerslijst een team maken. Vink de gebruikers aan die je in een team wilt zetten en klik op de groene knop Team aanmaken. Er opent dan een nieuw team waarin deze gebruikers al zijn toegevoegd.
Gebruikers toevoegen of verwijderen
Dit kan op twee plekken:
Op de teampagina: klik op de naam van het team. Voeg gebruikers toe of verwijder ze met het prullenbak-icoon. Klik daarna op Opslaan.
Bij de gebruiker: open een gebruiker en zet in het blok Teams de schakelaar aan of uit bij de teams waar deze gebruiker bij hoort.
Een gebruiker kan in meerdere teams zitten. Nodig je nieuwe gebruikers uit, dan kun je ze direct aan een team toevoegen.
Primair team
Elke gebruiker heeft één primair team. Het eerste team waar iemand aan wordt
toegevoegd, wordt automatisch zijn of haar primaire team. Met Maak primair kies je zelf een ander team. Het primaire team heeft geen invloed op de rechten van een gebruiker.
Gekoppeld aan
Op de teampagina zie je onder Gekoppeld aan waar het team wordt gebruikt: in Borden, Bordweergaves, Automatiseringen en Vrije velden. Zo zie je voordat je iets aanpast welke onderdelen het raakt.
Teams gebruiken
Toegang tot een bord geven
Heb je een bord met beperkte toegang? Dan kun je een heel team toegang geven, in plaats van gebruikers één voor één.
1. Ga naar de configuratie door op het tandwiel icoon rechts bovenin te klikken
2. Ga naar Borden in de menubalk aan de linkerkant
3. Open het bord waarvan je de toegang wilt beheren
4. Kies bij Toegang voor Beperkt en klik op Rechten aanpassen
5. Zet in het blok Teams de schakelaar aan bij de gewenste teams
6. Kies per team de machtiging: Kan beheren, Kan organiseren, Kan registreren of Kan reageren
7. Sla het bord op
Alle leden van het team hebben vanaf dat moment toegang tot het bord. Voeg je later
iemand aan het team toe, dan krijgt diegene direct toegang. Haal je iemand uit het team, dan verliest diegene die toegang ook direct, tenzij hij of zij het bord via een ander team of als losse gebruiker kan openen.
Wat als iemand op meerdere manieren toegang heeft? Een gebruiker kan toegang
hebben via meerdere teams en als losse gebruiker. Dan geldt altijd de hoogste machtiging. Wil je zien waar iemands rechten vandaan komen? Ga met je muis over de gebruiker in de instellingen van het bord.
Let op
Teams werken alleen voor borden met beperkte toegang. Staat een bord op Iedereen, dan heeft iedereen al toegang.
Gebruikers met de rol Admin hebben altijd volledige toegang tot alle borden.
Een gebruiker met de rol Guest kan ook via een team niet de machtiging Kan beheren
krijgen. Hij of zij krijgt dan Kan reageren.
Een weergave delen met een team
Je kunt een weergave met een of meer teams delen. Hoe het delen van weergaven werkt, lees je in het artikel Persoonlijke en gedeelde weergaven.
1. Open Weergaven beheren met het potlood-icoon en wijzig de weergave.
2. Kies bij het delen voor Specifieke gebruikers en teams.
3. Zet de schakelaar aan bij de gewenste teams en klik op Opslaan.
Teamleden vinden de weergave dan in de Weergave bibliotheek. Dat geldt ook voor
collega's die later bij het team komen.
Is de weergave beschermd? Dan kun je hem met Forceren ook verplicht maken voor een team. Hij staat dan automatisch in de tabbalk van alle teamleden, ook bij nieuwe leden. Gaat iemand uit het team, dan verdwijnt de geforceerde weergave weer bij die gebruiker.
Let op
Een weergave delen geeft geen toegang tot het bord zelf. Teamleden zien de
weergave alleen als ze ook toegang tot het bord hebben.
Een team noemen in een opmerking
Typ in een opmerking @ en kies een team. Bovenaan de lijst staan de teams, daaronder de losse gebruikers. Alle teamleden met toegang tot het kaartje krijgen een notificatie, als zij notificaties voor vermeldingen aan hebben staan. Noem je een team waar je zelf in zit, dan krijg je zelf geen notificatie.
Een team notificeren met een automatisering
Bij een automatisering met de actie notificeer kun je naast gebruikers ook een team
kiezen als ontvanger. vPlan kijkt op het moment dat de automatisering uitgevoerd wordt wie er in het team zitten. Wijzigingen in het team zijn dus meteen van kracht, zonder dat je de automatisering hoeft aan te passen.
Een vrij veld Gebruikers beperken tot teams
Bij een vrij veld van het type Gebruikers kun je teams selecteren. Daarna kun je in dat veld alleen gebruikers kiezen die in een van die teams zitten. Selecteer je geen team, dan kun je iedereen kiezen.
Een team verwijderen
Open het team en klik op Verwijderen, of selecteer een of meer teams in de lijst en kies Verwijderen. De leden van het team verliezen direct de toegang en weergaven die ze via dit team hadden. Bekijk daarom eerst onder Gekoppeld aan waar het team wordt gebruikt.
Een verwijderd team komt in de Prullenbak te staan en kan door een Admin worden
hersteld.