Om bij de instellingen van je planbord te komen, ga je eerst naar de Configuratie door rechts bovenin op het tandwiel icoon te klikken. Vervolgens ga je, in de menubalk aan de linkerkant, naar Borden en kies je het bord die je wilt aanpassen door op de naam te klikken. Zo kom je in de instellingen van dat specifieke bord terecht.

Eenmaal in de instellingen van je bord zie je zes verschillende tabbladen. Het eerste tabblad heet Configuratie. In dit artikel nemen we je mee door alle opties die je daar kunt aanpassen, zodat je het bord precies kunt instellen zoals jij dat wilt.

Werkdagen

Hier kun je de werkdagen van je bedrijf aanpassen. De aangevinkte dagen zijn standaard beschikbaar voor het plannen in het planbord. Bij bepaalde acties, zoals splitsen van kaartjes, wordt er rekening gehouden met alleen beschikbare dagen.

Je kunt in het planbord een specifieke datum op niet-beschikbaar stellen, bijvoorbeeld feestdagen. Kies hier in welke weergave je werkt, om te lezen hoe je een specifieke dag niet-beschikbaar maakt in het planbord. Via de voorkeuren kun je zelf bepalen of je niet beschikbare dagen wil tonen of verbergen in het planbord.

In de configuratie van je planbord kun je instellen of je gebruik wilt maken van capaciteit. Capaciteit helpt je om inzicht te krijgen in de beschikbare tijd binnen je planning.

Capaciteit op basis van geschatte tijd

Bij deze optie berekent vPlan de capaciteit op basis van de geschatte tijd die je invult bij het toevoegen van een activiteit aan een kaartje. Dit is de tijd die je verwacht nodig te hebben om het werk uit te voeren. De geschatte tijd blijft altijd gelijk, ook als de daadwerkelijke tijdregistratie anders uitvalt. Zo kun je eenvoudig vergelijken hoeveel tijd je had ingepland en hoeveel er uiteindelijk nodig was.

Capaciteit op basis van resterende tijd
Bij capaciteit op basis van resterende tijd kijkt vPlan naar de tijd die nog nodig is om een activiteit af te ronden. Wanneer je een activiteit aanmaakt, wordt de resterende tijd automatisch overgenomen van de geschatte tijd. Zodra er tijd wordt geregistreerd op het kaartje, neemt de resterende tijd af. Dit geeft je altijd een actueel beeld van de voortgang en hoeveel capaciteit er nog beschikbaar is. Zo kun je snel zien waar knelpunten ontstaan en de planning tijdig bijsturen.

In de tijdlijn weergave van vPlan kun je relaties of ''afhankelijkheden'' leggen tussen onderlinge plankaarten binnen of buiten een bestaande collectie.

Wanneer je een relatie legt tussen twee kaarten, kun je aangeven dat twee kaarten in je planning afhankelijk van elkaar zijn. Wanneer in je proces een bepaalde taak niet mag beginnen voordat de andere (voorgaande) taak afgerond is kan vPlan je hiermee helpen. Wil je alleen een visuele waarschuwing van vPlan? Of wil je dat vPlan de volgorde van de afhankelijke kaartjes behoudt en deze dus ook verplaatst in de planning? Deze drie opties zie je terug in de instellingen.

Notificeren

Wanneer het einde van kaart A voor de start van kaart B komt te liggen wordt de lijn roodgekleurd. Hiermee notificeren wij je dat dit waarschijnlijk een probleem oplevert. Door kaart B na kaart A te plaatsen (of kaart A voor kaart B) verdwijnt de notificatie. Je kunt dit dus handmatig oplossen.

Duwen

Wanneer het einde van kaart A voor de start van kaart B ligt is er niets aan de hand. Maar op het moment dat het einde van kaart A op dezelfde dag als de start van kaart B komt, duwen wij kaart B opzij. Op deze manier blijft kaart B altijd achter kaart A staan. We duwen alleen en trekken niet, dus wanneer kaart A naar voren wordt gehaald, blijft kaart B staan.

Behouden

Bij deze instelling houden we de periode vast tussen kaart A en kaart B bij het leggen van een afhankelijkheid. Op het moment dat je kaart A verschuift in de planning dan zal kaart B automatisch meeschuiven met behoud van tussenliggende dagen.

Met deze functie bepaal je zelf welke gebruikers je toegang tot een bord wil geven. Wanneer je een bord maakt, staat deze standaard op Iedereen. Dit wil zeggen dat alle gebruikers met toegang tot je vPlan omgeving, ook toegang hebben tot dit bord. Je kunt in een bord ook kiezen om te toegang te beperken.

Wanneer je voor Beperkt kiest, krijgen gebruikers met de rol admin altijd toegang. Met Rechten aanpassen kun je zelf bepalen welke gebruikers toegang moeten krijgen tot het bord. Vink de gebruikers aan welke toegang mogen krijgen tot dit bord. Klik op sluiten om te bevestigen. Sla het bord op om de wijzigingen definitief te bevestigen.

In vPlan kun je per bord verschillende rechten toekennen aan gebruikers. Dit betekent dat je de rechten van een gebruiker specifiek voor een bepaald bord kunt aanpassen, los van de algemene rechten die deze gebruiker heeft in vPlan.

Kies je bij het kopje toegang voor de optie Beperkt, zodat alleen geselecteerde gebruikers toegang hebben tot dit bord, dan kun je vervolgens op Rechten aanpassen klikken. Hier kies je welke gebruikers toegang hebben tot dit bord, en welke rechten ze hebben op dit bord.

Kies de machtiging die je deze gebruiker wilt geven voor dit specifieke bord:

Wat gebeurt er met bestaande rechten?

De machtiging die je hier toekent overschrijft de algemene rechten van deze gebruiker, maar alleen voor dit specifieke planbord. Dit betekent dat een gebruiker bijvoorbeeld algemeen beperkte rechten kan hebben in vPlan, maar binnen een specifiek planbord uitgebreidere rechten kan krijgen.

Door gebruik te maken van machtigingen per planbord, heb je meer controle over wie toegang heeft tot bepaalde functionaliteiten binnen verschillende teams of projecten.

In vPlan is het mogelijk om een e-mail te sturen naar je backlog. Zo kun je bijvoorbeeld orderstromen die via email binnenkomen, direct inladen in vPlan als planbare kaartjes. Het kan ook handig zijn wanneer je onderweg bent, en snel een opdracht van een klant wil doormailen naar de planning.

Door op de knop Genereer een e-mailadres te klikken, genereert vPlan automatisch een e-mailadres waar je naartoe kunt mailen. Je kunt het e-mailadres kopiëren door op de knop Kopieer naar klembord te klikken. Zo kun je het e-mailadres alvast opslaan in je adresboek van je mail.

Om het e-mailen naar de backlog van jouw planbord toe te staan, moet je minimaal de optie Maak een kaart in de backlog bij het ontvangen van een e-mail ingeschakeld hebben staan. Om spam te voorkomen in je planbord kun je kiezen voor een domein (bijv. @vplan.nl) dat alleen kaartjes in jouw backlog mogen zetten via het e-mailadres.

Onder het kopje geavanceerde instellingen kun je twee opties aanzetten, namelijk het splitsen van kaartjes per activiteit en een eigen backlog per planbord.

Met deze optie kun je het mogelijk maken dat je voor het desbetreffende planbord een eigen backlog kunt creëren. Wanneer je kaartjes in het planbord aanmaakt, zullen deze niet worden getoond in andere backlogs. Hierdoor kun je simpel je onderhanden werk scheiden per planbord.

Deze functie is alleen van toegevoegde waarde indien je gebruik maakt van activiteiten op een plankaartje.

Wanneer je de optie 'Kaartjes splitsen per activiteit' inschakelt en je plant in het planbord een kaartje met meerdere activiteiten (bijvoorbeeld stralen en slijpen) dan wordt per activiteit een apart plankaartje aangemaakt in de fase. Deze kun je vervolgens afzonderlijk van elkaar plannen.

Als je de optie 'Kaartjes splitsen per activiteit' niet inschakelt, dan plan je één plankaartje met daarin beide activiteiten.