Hoe Integreer je vPlan met MoreApp | MoreApp
MoreApp is een platform en app waarmee bedrijven digitale formulieren kunnen maken, zoals werkbonnen en inspectielijsten, om papierwerk te vervangen. Het is een no-code platform waarmee je formulieren zelf kunt ontwerpen, ze zowel online als offline kunt gebruiken, en data automatisch kunt synchroniseren en exporteren. De app is gericht op het stroomlijnen van bedrijfsprocessen en het verbeteren van de samenwerking tussen medewerkers.
Voorwaarden om te integreren
MoreApp account en formulier
Nog geen MoreApp account? Meld je hier aan.
Deze feature is beschikbaar in het Branch, Tree en Forest abonnement. Bekijk de Prijzenpagina van MoreApp.
Als je gebruik wilt maken van de integratie, moet je minimaal één MoreApp formulier in je account hebben. Om een formulier te maken, ga je naar het MoreApp Platform en klik je op + Nieuw formulier.
Make account
Make.com is een no-code, visueel automatiseringsplatform (voorheen bekend als Integromat) waarmee gebruikers applicaties en diensten kunnen verbinden om workflows te automatiseren zonder code te schrijven.
Om vPlan met MoreApp te integreren heb je ook een Make account nodig. Deze is gratis aan te maken op Make.com.
vPlan account en planbord
In vPlan is het mogelijk om te integreren met MoreApp vanaf het Basic abonnement en hoger.
Heb je nog geen vPlan omgeving? Meld je dan aan voor een gratis proefomgeving op vPlan.com.
Om de integratie succesvol in te richten moet je in vPlan minimaal één planbord hebben met een ingericht ‘label’. Hoe je planborden inclusief labels kunt inrichten lees je hier.
Instellen via Make
In Make.com maken we twee scenario's aan. Het eerste scenario is bedoeld om vanuit vPlan automatisch een taak en formulier aan te maken in MoreApp.
Het tweede scenario is bedoeld om een ingevuld formulier (submission) weer in het vPlan kaartje zichtbaar te krijgen.
Scenario 1: Maak via vPlan een nieuwe taak aan in MoreApp
1. Maak een Scenario
Open Make en klik op het tabblad Scenarios in het zijmenu.
Eenmaal daar, klik op + Create scenario.
Er verschijnt een nieuw scherm met een groot plusteken.
Klik op de + knop om de vPlan app te selecteren.
Let op: Je kunt Acties in alle abonnementen gebruiken. Vanaf het Branch-abonnement kun je zowel Triggers als Acties gebruiken. Dit komt omdat je voor Triggers Webhooks nodig hebt.
2. Selecteer een Trigger
Nu moet je een Trigger kiezen. Selecteer de app vPlan. De beschikbare Triggers en Acties worden zichtbaar.
Voor dit voorbeeld selecteren we de Trigger ‘Watch attached events’, zodat de gewenste actie plaatsvindt wanneer je bijvoorbeeld een ‘Label’ of ‘Resource’ aan je kaart toevoegt.
3. Maak een Webhook
Maak een Webhook of selecteer een bestaande connectie. Om een nieuwe connectie tot stand te brengen, moet je een API-key toevoegen.
Zodra je deze stap hebt uitgevoerd, wijzigt het scherm en verschijnt het vPlan icoon in het midden.
4. Test de Trigger
Test de Trigger in Make doormiddel op Run once te klikken.
In vPlan voeg je nu een ‘Resource’ of ‘Tag” aan je kaart toe. Als de configuratie met succes is uitgevoerd, wordt de scenario run voltooid en wordt de vPlan app in het groen weergegeven.
5. Kies een Action
Klik op + om een ander module toe te voegen. Zoek naar MoreApp en selecteer Create Task.
Om deze Action te configureren, koppel je je MoreApp-account.
Let op: Als dit de eerste keer is dat je je MoreApp-account in Make instelt, moet je een API-key toevoegen.
Selecteer het MoreApp formulier waarvoor je een taak wilt maken, en kies de ontvanger(s) die de taak moet(en) ontvangen. Je kunt meerdere gebruikers of een hele groep selecteren.
Gebruik een placeholder als je de ontvanger via een resource wil bepalen. Selecteer hiervoor het schuifje ‘Map’
Let op: Zorg ervoor dat de geselecteerde gebruikers toegang hebben tot het formulier.
Voeg een bericht toe dat de ontvanger zal zien in de pushmelding zodra een taak is aangemaakt. Je kunt in dit veld ook placeholders gebruiken.
6. Vul vooraf velden in van een formulier
Als je de velden van het formulier vooraf wil invullen via Make,
klik op ' Advanced settings'. Onder 'Enter data as' selecteer je 'Key-value'.
Voeg zoveel items toe als je wilt om vooraf in te vullen. De Key is de datanaam van het MoreApp field en de Value is de overeenkomstige waarde uit vPlan.
Nadat alle items zijn toegevoegd, klik op OK.
7. Activeer de Integratie
Voltooi de configuratie door het scenario een naam te geven en via het pijltje de scenario builder te verlaten.
Let op: Vergeet niet het scenario op te slaan!
Activeer nu het scenario doormiddel van het schuifje van ‘Inactief’ naar ‘Active’ te zetten.
Scenario 2: Ontvang nieuwe submissions als formulier in je vPlan kaartje
1. Maak een Scenario
Open Make.com en klik op Scenarios. Klik vervolgens rechtsboven op + Create Scenario.
Gebruik de zoekbalk om de software te vinden die je voor deze verbinding wilt configureren. In dit geval selecteer je MoreApp Forms.
2. Configureer je Trigger
Kies de Trigger die je wilt gebruiken. In dit voorbeeld gebruiken we Watch Submission Created.
Zorg ervoor dat je het juiste MoreApp account selecteert en verifieer de verbinding met je API key. Als je eerder een integratie met MoreApp hebt ingesteld, kun je het account direct uit het drop-down menu selecteren.
Na een succesvolle validatie, klik je op Run Once.
Dien vervolgens een formulier in via je bijbehorende MoreApp account om de registratiedata te ontvangen. Je ziet de data weergegeven zoals in het onderstaande voorbeeld:
3. Route je scenario
Door routes toe te voegen kun je bepalen wat er met de data gebeurt. Elke route kan een eigen actie uitvoeren, zoals een bestand downloaden of een bijlage toevoegen in vPlan.
Klik op het flow control icoon om een Router toe te voegen.
Klik op het kruisje binnen de Router om extra routes toe te voegen.
4. Een PDF toevoegen aan je kaart in vPlan
Kies een route en klik op het kruisje om een nieuwe module toe te voegen.
Selecteer de module MoreApp Download Report.
Vul in het veld File name de gewenste naam van het bestand in. Je kunt hierbij ook placeholders gebruiken om automatisch gegevens, zoals datum of formulierinformatie, toe te voegen.
In het veld Submission ID selecteer je vervolgens de juiste ID van de registratie.
Klik tot slot op Save om je instellingen op te slaan.
Als laatste stap voeg je de module vPlan - Create an attachment toe. Selecteer bij Collection ID het Card ID dat je eerder als veld in het formulier hebt aangemaakt. Laat de selectie bij MoreApp Forms – Download Report staan en klik op Save om je instellingen op te slaan.
5. Voeg foto’s toe aan je kaart in vPlan
Kies wederom een route en klik op het kruisje om een nieuwe module toe te voegen.
Voeg nu de module MoreApp - Download File toe.
Vul in het veld File name de gewenste naam van het bestand in. Je kunt hierbij ook placeholders gebruiken om automatisch gegevens, zoals de klantnaam, data of formulierinformatie, toe te voegen.
In het veld File ID selecteer je vervolgens de juiste foto van de registratie.
Klik tot slot op Save om je instellingen op te slaan.
Als laatste stap voeg je de module vPlan - Create an attachment toe.
Selecteer bij Collection ID het Card ID dat je eerder als veld in het formulier hebt aangemaakt.
Laat de selectie bij MoreApp Forms – Download File staan en klik op Save om je instellingen op te slaan.
6. Meerdere foto’s uit een subformulier toevoegen aan je kaart in vPlan
Wanneer je meerdere foto’s hebt binnen een subformulier, gebruik je de Iterator module om elke foto afzonderlijk te downloaden en toe te voegen aan je kaart in vPlan.
Kies een route en klik op het kruisje om een nieuwe module toe te voegen.
Selecteer de Iterator module via het icoon of gebruik de zoek functie.
Selecteer in het veld Array het subformulier.
Voeg de module MoreApp - Download File toe.
Vul in het veld File name de gewenste naam van het bestand in. Je kunt hierbij ook placeholders gebruiken om automatisch gegevens, zoals de klantnaam, data of formulierinformatie, toe te voegen.
In het veld File ID selecteer je vervolgens de foto van de Iterator module.
Klik tot slot op Save om je instellingen op te slaan.
Als laatste stap voeg je de module vPlan - Create an attachment toe.
Selecteer bij Collection ID het Card ID dat je eerder als veld in het formulier hebt aangemaakt.
Laat de selectie bij MoreApp Forms – Download File staan en klik op Save om je instellingen op te slaan.
7. Test je Scenarios
Zodra je je integratie hebt ingesteld, is het tijd om te testen of de koppeling correct is ingesteld. Klik hiervoor op Run Once. Vul het gekoppelde MoreApp formulier in en verstuur de registratie.
Wil je meteen op de hoogte zijn van de nieuwste tutorials? Ga naar YouTube en klik op de rode Abonneren knop!