Als je in vPlan tijd registreert door live te klokken, dan kan het voorkomen dat je vergeet de timer te stoppen. In principe loopt de tijdregistratie oneindig door totdat je hem zelf stopzet. Om deze situaties te voorkomen kun je in vPlan een automatisering inrichten die lopende tijdregistraties vanzelf stopzet op basis van je eigen voorwaarden. In dit artikel leggen we uit hoe je dit kunt inrichten.
Om tijdsregistratie automatisch te laten stoppen als iemand dit zelf vergeet heb je twee beschikbare automatiseringen.
Wanneer tijdregistratie nog loopt en is aantal dagen geleden gestart, stop timer na aantal uur vanaf de start
Wanneer tijdregistratie nog loopt en is aantal dagen geleden gestart, stop timer vandaag om aantal uur
Beide automatiseringen stoppen de tijd op de door jou gesteld voorwaarde. Het verschil zit hem in wanneer de tijd gestopt wordt.
Automatisering 1 stopt de klok op een bepaald aantal uur nadat de klok gestart is.
Automatisering 2 stopt de klok op een vast tijdstip nadat de klok gestart is.
De dik gedrukte voorwaarden zijn vrij invulbaar en werken hetzelfde voor beide automatiseringen. Je bepaalt hiermee hoever de automatisering terug moet kijken naar lopende tijdsregistraties. Wil je dat alle lopende tijdsregistraties van gisteren automatisch stop gezet worden? Dan vul je hier 1 dagen geleden in.
De tweede parameter, het aantal, verschilt tussen beide automatiseringen. Bij de eerste automatisering stel je in hoeveel uur na het starten van de tijdsregistratie de klok automatisch stopt. Bij de tweede automatisering stel je in op welk tijdstip de klok automatisch stopgezet moet worden. De manier van invullen bij deze automatisering is dan 17 voor 17:00 uur of 12 voor 12:00 uur 's middags.
Let op
Deze automatisering kun je alleen instellen op hele uren. 17:30 bijvoorbeeld zal dus niet werken.
Voorbeeld automatisering 1
Je werkt in ploegendiensten, dus je kunt niet precies bepalen wat de einde van werkdag is. Dat verschilt per ploeg. Je wil dat tijdregistratie maximaal acht uur na de start mag doorlopen. Dat is de werkduur van een ploeg ongeacht het tijdstip waarop de ploeg begint. Je kunt de automatisering dan zo instellen:
Wanneer tijdregistratie nog loopt en is 1 dagen geleden gestart, stop timer na 8 uur vanaf de start
Voorbeeld automatisering 2
Je werkt vaste werktijden van 08:00 uur tot 17:00 uur. Overwerken is zeldzaam en je wil dat tijdregistratie elke dag netjes stopgezet wordt door iedereen als de werkdag erop zit. Dan kun je de automatisering als volgt gebruiken:
Wanneer tijdregistratie nog loopt en is 0 dagen geleden gestart, stop timer vandaag om 17 uur
Let op
Deze automatisering wordt door vPlan automatisch 's nachts uitgevoerd en dus niet live. Een tijdregistratie die zou moeten stoppen om 17:00u loopt dus in eerste instantie door. vPlan controleert 's nachts met een automatisch proces welke gestopt moeten worden. De tijdregistratie wordt dan met terugwerkende kracht gestopt op de ingestelde eindtijd.