Na lange tijd vPlan gebruik kunnen je planborden of de backlog van vPlan aardig vol staan met geplande of ongeplande kaartjes. Je kunt zelf vPlan handmatig opschonen (zie: Hoe kan ik makkelijk oude kaartjes opschonen?) maar je kunt dit ook automatiseren op basis van de vervaldatum. Hoe je deze automatisering kunt gebruiken lees je in dit helpartikel.
Om je geheugen op te frissen over automatiseringen en hoe je ze moet instellen kun je altijd terecht op: Hoe werken Automatiseringen?
Hoe werkt het automatisch archiveren?
In het automatiseringscentrum van vPlan (die vind je bij de configuratie van je planbord > tabblad automatiseringen) kun je de volgende automatisering instellen:
De automatisering wordt getriggerd op vervaldatum. Dus alle kaartjes met een vervaldatum die een aantal dagen voor of na vandaag ligt moeten gearchiveerd worden. vPlan doet deze controle 's nachts en voert de automatisering uit als hij collecties vindt die aan de voorwaarden voldoen.
Je kunt een aantal voorwaarden zelf instellen in deze automatisering:
Gepland / niet gepland: Hiermee geef je aan of vPlan geplande of ongeplande (backlog) kaartjes moet archiveren met deze automatisering. Je kunt ook beide opties aanvinken.
Aantal (dagen): Hiermee geef je het aantal dagen aan waarop de automatisering moet gaan werken.
Voor / na: Kies of vPlan moet controleren op een vervaldatum in de toekomst, of juist in het verleden.
Dagen / werkdagen: Kies of vPlan rekening moet houden met werkdagen of kalenderdagen.
Voorbeeldsituatie: Als planner wil je dat alle kaartjes die in je backlog staan en een leverdatum hebben die ouder is dan een maand automatisch uit vPlan gehaald worden. Bijvoorbeeld omdat een deel van je orders via een ander proces lopen, of het betreffen orders die inmiddels geannuleerd zijn.
Je kunt in dit praktijkvoorbeeld de automatisering als volgt instellen:
Je zou ook kunnen kiezen voor een situatie dat je planning een jaar na levering automatisch gearchiveerd wordt. Hiermee hou je het aantal kaartjes in je planning beperkt. In dat geval kun je de automatisering als volgt instellen:
vPlan Pro Tip: Heb je een integratie tussen vPlan en je ERP software? Vaak wordt de leverdatum van je orders overgenomen in vPlan als vervaldatum. Op die manier kun je dus ook je geïmporteerde orders opschonen met deze automatisering.