Werk je in vPlan met fasen, gesplitste of afhankelijke kaartjes? Dan kun je ervoor zorgen dat een kaartje automatisch een nieuwe status krijgt als de voorgaande kaart afgerond wordt. Zo weet iedereen wanneer ze aan hun werk kunnen beginnen zonder de voorgaande kaartjes in de gaten te moeten houden.
In dit artikel leggen we uit hoe je dit kunt inrichten door middel van automatiseringen.
| Let op: Automatiseringen kunnen alleen door Administrators ingericht worden. |
Hoe werkt het?
Wanneer de status van een kaart in fase [iets] verandert in [iets], verander de status van afhankelijke kaarten naar [iets]
Wanneer de status van een kaart in fase [iets] verandert in [iets], verander de status van de kaarten in de volgende fase naar [iets]
Wanneer de status van een kaart in fase [iets] verandert in [iets], verander de status van de volgende kaart naar [iets]
Wanneer de status van een kaart in fase [iets] verandert in [iets], verander status van kaarten in fase [iets] naar [iets]
Hoe werk het?
Als Administrator ga je eerst naar de automatiseringen van je planbord inrichting.
- Klik in de linker menubalk van vPlan op Configuratie
- Klik vervolgens in de linker menubalk op Planborden
- Klik op de naam van het planbord waarvoor je een automatisering wil instellen
- In de planbord configuratie klik je op het tabblad Automatiseringen
- Klik op de groene knop Automatisering toevoegen
Je zit nu in het automatiseringscentrum van je planbord. Aan de linkerkant vind je verschillende categorieën waar je automatiseringen voor kunt instellen. Klik hier op Status om automatiseringen te vinden die betrekking hebben op statussen.
Als je de categorie geopend hebt scroll je een stukje naar beneden en daar vind je automatiseringen waar dit artikel over gaat:
Deze automatiseringen doen in de basis allemaal hetzelfde. Ze veranderen de status van een kaartje, wanneer een ander gerelateerde kaartje van status wordt veranderd. Het verschil zit in het type relatie tussen de kaartjes, en de voorwaarde waarop de automatisering moet werken. Hieronder omschrijven we de details en de verschillen per automatisering.
1. Wanneer de status van een kaart in fase [iets] verandert in [iets], verander de status van afhankelijke kaarten naar [iets]
Deze variant kun je inrichten als je veel gebruik maakt van afhankelijkheden in vPlan. Op de blanco [iets] plekken kun je de voorwaarden inrichten. De eerste is op welke fase de automatisering moet werken. Bij de tweede kies je bij welke statusverandering de automatisering moet werken. Bij de laatste bepaal je welke nieuwe status de afhankelijke kaartjes moeten krijgen.
Bijvoorbeeld: Wanneer de status van een kaart in fase Offertes verandert in Akkoord, verander de status van afhankelijke kaarten naar Vrijgegeven.
2. Wanneer de status van een kaart in fase [iets] verandert in [iets], verander de status van de kaarten in de volgende fase naar [iets]
Deze variant doet hetzelfde als variant 1, maar is bedoeld voor vPlan gebruikers die niet of weinig gebruik maken van de functie afhankelijkheden. De automatisering verandert de status van kaartjes in de eerstvolgende fase, als de kaart in de voorgaande fase bijvoorbeeld is afgerond. Op de blanco [iets] plekken kun je de voorwaarden invullen. De eerste is op welke fase de automatisering moet werken. Bij de tweede kies je bij welke statusverandering de automatisering moet werken. Bij de laatste bepaal je welke nieuwe status de kaartjes in de volgende fase moeten krijgen.
Bijvoorbeeld: Wanneer de status van een kaart in fase Werkvoorbereiding verandert in Gereed, verander de status van de kaarten in de volgende fase naar Bezig.
3. Wanneer de status van een kaart in fase [iets] verandert in [iets], verander de status van de volgende kaart naar [iets]
Ook deze variant doet in de basis hetzelfde als de voorgaande automatiseringen. Deze variant is geschikt wanneer je geen fasen gebruikt in vPlan en ook geen afhankelijkheden, maar je splitst wel regelmatig je opdrachten op in meerdere kaartjes. Op de blanco [iets] plekken kun je de voorwaarden invullen. De eerste is op welke fase de automatisering moet werken. Bij de tweede kies je bij welke statusverandering de automatisering moet werken. Bij de laatste bepaal je welke nieuwe status de opvolgende kaartjes moeten krijgen.
Bijvoorbeeld: Wanneer de status van een kaart in fase Projecten verandert in Gereed, verander de status van de volgende kaart naar In uitvoering.
4. Wanneer de status van een kaart in fase [iets] verandert in [iets], verander status van kaarten in fase [iets] naar [iets]
De laatste in de rij is bijna hetzelfde als variant 2 die we hierboven beschreven hebben. Het verschil is dat je bij deze zelf handmatig kunt bepalen in welke fase(n) de opvolgende kaartjes een status wijziging krijgen. Dat kunnen ze allemaal zijn, of een selectie van fasen. Ook hier kies je op de blanco [iets] plekken de voorwaarden die je wilt gebruiken. In het eerste gedeelte van de automatisering bepaal je in welke fase en bij welke status de automatisering in werking moet treden. En in het tweede gedeelte bepaal in welke fase(n) de kaartjes automatisch een andere status moeten krijgen.
Bijvoorbeeld: Wanneer de status van een kaart in fase Ontwerp verandert naar Akkoord klant, verander de status van kaarten in fase Inkoop, Productie en Inpakken naar Order vrijgegeven