Wil jij of je team pro-actief gesignaleerd worden op naderende deadlines of planning die niet gehaald wordt?
Naast de standaard notificaties van vPlan kun je in het automatiseringscentrum zelf notificaties configureren. Er zijn verschillende opties mogelijk die een notificatie kunnen triggeren.
Welke automatisering gebruik je waarvoor?
Notificatie bij naderende of overschreden vervaldatum.
Notificatie bij naderende of overschreden plandatum(s).
Hoe werkt het?
Als Administrator ga je eerst naar de automatiseringen van je planbord inrichting.
- Klik in de linker menubalk van vPlan op Configuratie
- Klik vervolgens in de linker menubalk op Planborden
- Klik op de naam van het planbord waarvoor je een automatisering wil instellen
- In de planbord configuratie klik je op het tabblad Automatiseringen
- Klik op de groene knop Automatisering toevoegen
Je zit nu in het automatiseringscentrum van je planbord. Aan de linkerkant vind je verschillende categorieën waar je automatiseringen voor kunt instellen. Klik hier op Notificaties om automatiseringen te vinden die betrekking hebben op het notificeren van je team.
Er zijn veel varianten van deze notificatie automatiseringen. Ze werken in de basis allemaal hetzelfde, maar bepaal goed waarop je wil notificeren, en wie je wil notificeren.
Welke automatisering gebruik je waarvoor?
Er zijn veel varianten van deze notificatie automatiseringen. Ze werken in de basis ongeveer hetzelfde, maar bepaal goed waarop je wil notificeren, en wie je wil notificeren.
1. Waarop wil je genotificeerd worden? De vervaldatum van je kaartjes, of de plandatum van je kaartjes?
2. Wie wil je notificeren? Alle volgers van een kaartje? Een specifieke gebruiker, of de gelinkte gebruiker (dat is de gebruiker die ook als resource is toegewezen aan het kaartje).
Als je weet wie je wil notificeren, en op welk type datum dan kun je de automatisering uitkiezen en andere voorwaarden invullen, zoals bij welke status genotificeerd moet worden, of dat je van te voren of achteraf genotificeerd wil worden.
Alle ingesteld voor waarden bij elkaar zorgen ervoor dat je een eigen notificatie op maat hebt ingericht. Hieronder volgen nog twee praktijk voorbeelden.
Notificatie bij naderende of overschreden vervaldatum
Wil je op de hoogte gehouden worden van een naderende of overschreden deadline? Stel dan de volgende automatisering in:
Voorwaarden:
De in te stellen voorwaarden waarop deze automatisering geactiveerd wordt zijn:
Gepland/ongepland: Kies of de automatisering geldt voor geplande of ongeplande kaarten (of beide).
Aantal: Kies een aantal dagen
Dagen/werkdagen: Kies of het gaat om werkdagen of kalenderdagen
Voor/na: Bepaald of je voor of na de vervaldatum gesignaleerd wil worden (dit heeft betrekking op het aantal dagen die je eerder hebt gekozen).
Voorbeeld:
Je hebt een productietijd van 2 weken en je wil daarom 3 weken voor de afgesproken leverdatum gesignaleerd worden als een kaart nog niet gepland is. Je kunt de automatisering dan als volgt instellen:
Notificatie bij naderende of overschreden plandatum(s)
Wanneer de startdatum van een geplande kaart nadert, of de einddatum overschreden is en de kaart nog niet afgerond is? Er zijn verschillende situaties waar op je misschien gesignaleerd wil worden.
Met de onderstaande automatisering heb je de flexibiliteit om het zelf te bepalen:
Voorwaarden:
De in te stellen voorwaarden waarop deze automatisering geactiveerd wordt zijn:
Start/eind: Kies of je een notificatie wil sturen op basis van de start- of einddatum van een kaart. Deze voorwaarde is alleen relevant wanneer de start- en einddatum van elkaar verschillen in een plankaart. Als dit niet het geval is kun je een van de twee opties kiezen.
Fase: Kies een of meerdere fasen waar de automatisering van toepassing moet zijn.
Aantal: Kies het aantal dagen.
Dagen/werkdagen: Kies of het ingevulde aantal dagen op basis van kalender- of werkdagen gebaseerd moet zijn.
Voor/na: Kies of je voor of na de start-/einddatum genotificeerd wil worden.
Status: Kies bij welke status je gesignaleerd wil worden.
Gebruiker: Bepaal welke gebruikers de notificatie moeten ontvangen.
Voorbeeld:
Je wil gesignaleerd worden wanneer 1 werkdag voor de einddatum van een kaart de activiteit assemblage nog niet afgerond is. Je kunt deze signalering dan als volgt inzetten: