In dit artikel lees je hoe je in vPlan zelf de integratie met je Exact Online administratie kunt maken.

Wanneer je op Inschakelen hebt geklikt zal vPlan alle aangevinkte Exact Online objecten binnen halen. Vanaf dat moment zal vPlan ongeveer elk kwartier nieuwe en gewijzigde objecten ophalen uit Exact Online.

We doelen hiermee op onderstaande opties:

Hieronder volgt een korte uitleg over alle opties die aan te vinken zijn. Aan het eind van het artikel leggen we per gewenste Exact module uit welke vinkjes je nodig hebt om ze correct op te halen met de integratie.

Dit zijn bewerkingen uit je productie orders. Wanneer deze optie ingeschakeld staat haalt vPlan alle bewerkingen op uit de stamgegevens van je administratie. Deze bewerkingen worden in vPlan planbare activiteiten.

Dit zijn artikelen met een tijdseenheid. Je kunt bijvoorbeeld in Exact Online een verkooporder aanmaken met het artikel 'Reistijd' of 'Consultancy'. Deze artikelen worden in vPlan planbare activiteiten.
ItemDit zijn artikelen uit je Exact Online administratie. In een plankaart in vPlan worden ze getoond met de artikelcode, de artikelomschrijving, het aantal en de eenheid (stuks, liter, meter, enz.).

Hiermee zorg je ervoor dat Werkorders uit Exact Online naar vPlan overgehaald worden als plankaart. De gegevens die in vPlan gebruikt worden zijn onder andere: Ordernummer, orderomschrijving, aantal, opmerkingen, relatiegegevens, de gerelateerde verkooporder maar uiteraard ook de stuklijst inclusief bewerkingen en materialen.

Haalt de projectkop als planbare kaart uit de projecten module van Exact Online.

Haalt projecten op van het type 'Uren per uursoort'. Uursoorten die toegevoegd zijn aan een project worden activiteiten in vPlan.

Haalt de uursoorten op die je nodig hebt om als activiteit te plannen binnen vPlan. Deze optie is benodigd wanneer je WBS projecten plant.

Haalt projecten op van het type WBS, waarbij voor alle aanwezige deliverables een apart plankaartje wordt aangemaakt.

Hierbij worden alle deliverables (activiteiten in vPlan) van een project in één plankaart samengevoegd. Vanuit het project worden de volgende gegevens vanuit de projectkop gebruikt in vPlan: projectnaam, projectnummer, contactgegevens van de relatie, einddatum, uursoorten en calculaties.

Hierbij wordt alleen de kop van WBS projecten opgehaald. Alleen alle deliverables worden opgehaald uit de eerste laag. Vanuit het project worden de volgende gegevens vanuit de projectkop gebruikt in vPlan: projectnaam, projectnummer, contactgegevens van de relatie, einddatum, uursoorten en calculaties.

Hiermee haal je inkooporders op om als plankaart in vPlan te kunnen gebruiken voor een inkoopproces. De gegevens uit de inkooporder die in vPlan worden gebruikt zijn: inkoopordernummer, contact- en adresgegevens van de leverancier, leverdatum, de geleverde artikelen met daarin onder meer de artikelcode, omschrijving en aantal.

Met deze optie worden ook inkooporders opgehaald, maar wordt er per orderregel een aparte plankaart aangemaakt. Zo kun je in vPlan deelleveringen bijhouden. vPlan gebruikt voor een inkoop orderregel de volgende gegevens: Aantal, artikelomschrijving, artikelcode, inkoopordernummer, gegevens leverancier, referentie, leverdatum, accountmanager.

Door deze optie aan te vinken zorg je ervoor dat vPlan offertes ophaalt als plankaartjes. Hierbij krijg je gegevens in je plankaart te zien zoals bijvoorbeeld: offertenummer, offerteversie, accountmanager, sluitingsdatum, relatiegegevens en de artikelen uit de offerte met aantal, omschrijving en eenheid.

Als je medewerkers als resources wil plannen in vPlan, dan is dit een optie die je kunt gebruiken. Door deze integratie-optie aan te vinken worden medewerkers uit je Exact Online administratie opgehaald. Deze medewerkers worden vervolgens planbare resources in vPlan.

Als je liever machines als resource en capaciteit gebruikt in vPlan, dan kun je je bewerkingsstations uit Exact Online importeren. Deze bewerkingsstations worden in vPlan planbare resources van het type 'Machine'.

Gebruik deze optie om verkooporders uit Exact Online naar vPlan te importeren als plankaartjes. Een verkooporder die als plankaart in vPlan wordt aangemaakt bevat onder meer gegevens als: Ordernummer, orderomschrijving, relatiegegevens, afleverdatum, accountmanager en natuurlijk ook de orderregels met artikelen, artikelcode, aantal en eenheid.

Hiermee haal je verkooporders op, maar elke orderregel wordt een aparte plankaart. Dus één verkooporder met daarin drie verkochte artikelen, worden drie plankaarten in vPlan. De gegevens die je in de plankaarten ziet zijn bijvoorbeeld: ordernummer, artikelcode, artikelomschrijving, aantal, relatiegegevens, enz.

Hiermee wordt je relatiedatabase uit Exact Online gesynchroniseerd en bijgehouden in vPlan. Deze optie is nodig om in werkorders, verkooporders, inkooporders en projecten klantgegevens te kunnen tonen.

Deze optie is complementair aan de optie ResourceViaEmployee en zorgt ervoor dat ook het rooster van de medewerker uit Exact Online gebruikt wordt als rooster in vPlan. Let op: Zodra je deze optie aanzet kun je geen roosters mee beheren in vPlan en is Exact Online hierin altijd leidend.

Hiermee haal je ook de Magazijncode op die je in Exact Online gebruikt. Je kunt op deze code zoeken in vPlan, maar het magazijn wordt niet getoond op een plankaart.
​

Het is ook mogelijk om gegevens uit vPlan terug te sturen naar Exact Online. Dit is alleen mogelijk voor verkooporders, werkorders en projecten. Het gaat om dit gedeelte van je integratie instellingen:
​

Hieronder volgt een beknopte uitleg over de aan te vinken opties in de uitgaande integratie met Exact Online:

Met deze optie vink je alleen aan, dat je gegevens van vPlan naar Exact Online Productie wil sturen. Je zet de uitgaande koppeling hiermee enkel aan of uit voor werkorders. Je moet deze optie dus combineren met een andere optie om aan te geven welke gegevens je wilt sturen.

Hiermee kun je de mogelijkheid activeren om de tijd die je registreert in vPlan (op een werkorder met activiteiten) terug te sturen naar de werkorder in Exact Online.

Met deze optie schakel je de mogelijkheid in om de geschreven tijd op een activiteit binnen vPlan terug te sturen naar je projecten in Exact Online.

Met deze optie vink je alleen aan, dat je gegevens van vPlan naar Exact Online Handel wil sturen. Je zet de uitgaande koppeling hiermee enkel aan of uit voor verkooporders. Je moet deze optie dus combineren met een andere optie om aan te geven welke gegevens je wilt sturen.

In Exact Online heeft een werkorder een start- en einddatum. Als je in de uitgaande integratie deze optie gebruikt, wordt de start- en einddatum van de werkorder in Exact Online aangepast zodra je de order in vPlan gepland hebt.
Een geplande order in vPlan heeft een start- en einddatum. Deze worden dan naar de corresponderende velden van Exact Online gestuurd. vPlan wordt hiermee dus leidend qua start- en einddatum.

Elke verkooporder heeft in Exact Online een afleverdatum. Als je de uitgaande integratie van vPlan naar Exact configureert met deze optie, dan wordt de plandatum van de verkooporder in vPlan ook de nieuwe afleverdatum van de verkooporder in Exact Online. Het gaat hier dan om de einddatum van de plankaart in vPlan.

Onderin het blok uitgaande gegevens zie je ook meerdere velden waar je selectiecodes in kunt richten. Met de optie selectiecodes kun je de status van een vPlan kaart laten zien bij je verkoop- en/of werkorders in Exact Online. Zo kun je eenvoudig in je overzicht van orders zien welke in vPlan zijn afgehandeld of nog in bewerking zijn. Het inrichten hiervan vergt enige aanpassingen in je Exact Online inrichting en is niet in alle Exact Online pakketten beschikbaar.
Neem voor meer informatie contact op met onze supportdesk via [email protected].

Of je nu een productiebedrijf, een handelsbedrijf, ICT-bedrijf of zakelijke dienstverlener bent. Voor ieder proces en bedrijf kan het verschillen wat je precies wilt plannen uit je Exact Online administratie.
Het is heel erg afhankelijk van je proces en de behoeften van het bedrijf of je offertes, inkoop, verkooporders of een combinatie wilt plannen. Een vPlan consultant kan hierin adviseren.
Mocht je zelf keuzes willen maken, dan kun je hieronder nalezen welke opties je in welke situatie moet aanzetten voor een goed werkende integratie.