Een planbord is de plek om je werk te plannen en te volgen. Je kunt het bord flexibel inrichten op basis van je proces.

Maak als eerst een planbord aan. Onder Configuratie vind je het onderdeel Planborden. Klik rechtsboven op de groene knop Planbord toevoegen. Geef het planbord een naam (bijvoorbeeld de naam van je bedrijf of product). Klik onderin op Opslaan om het planbord aan te maken. De inrichting van het planbord bestaat uit vijf onderdelen: configuratie, fasen, statussen, capaciteit en automatiseringen. In deze Aan de slag gids worden de eerste vier onderdelen uitgelegd.

Hier kun je de werkdagen van je bedrijf aanpassen. De aangevinkte dagen zijn standaard beschikbaar voor het plannen in het planbord. Bij bepaalde acties, zoals splitsen van kaartjes, wordt er rekening gehouden met alleen beschikbare dagen.

Je kunt in het planbord een specifieke datum op niet-beschikbaar stellen, bijvoorbeeld feestdagen. Kies hier in welke weergave je werkt, om te lezen hoe je een specifieke dag niet-beschikbaar maakt in het planbord. Via de voorkeuren kun je zelf bepalen of je niet beschikbare dagen wil tonen of verbergen in het planbord.

Binnen vPlan is het mogelijk om labels toe te kennen aan je plankaartjes. Zo kun je bijvoorbeeld orders met een hoge prioriteit een rood label geven, zodat voor het voor je hele bedrijf duidelijk is dat deze order prioriteit heeft.

Je maakt gemakkelijk labels aan, door te klikken op de groene knop Label toevoegen. Er verschijnt nu een venster op je scherm. Hierin kun je de kleur voor jouw label kiezen en kun je het label een naam geven. Wanneer je, zoals bovenstaand, je label een naam en kleur hebt gegeven, klik je op Sluiten. Je label is nu opgeslagen en klaar voor gebruik!

Binnen vPlan kun je, naast de titel en de omschrijving, extra informatie toevoegen aan jouw plankaartjes. Wil je bijvoorbeeld een batchnummer, keuzemenu of telefoonnummer toevoegen aan je kaartjes? Dan kun je deze hier aanmaken.

Je richt dus extra invoervelden in, die je later in je planning kunt gebruiken voor het vastleggen van informatie. Deze velden zijn beschikbaar in de webversie van vPlan, maar ook de mobiele app vPlan Go. Om een extra veld toe te voegen, klik je op de groene knop Veld toevoegen.

Wil je precies weten welke typen extra velden er allemaal zijn? Lees dan dit artikel.

In je planbord kun je standaard, herbruikbare, checklists toevoegen. Deze checklijsten kun je gebruiken in je plankaartjes van vPlan. Wanneer je op de groene knop Checklist toevoegen klikt, opent een nieuw venster waarin je je checklist instelt.

Je hebt nu een checklist ingericht. In dit artikel lees je hoe je de checklist vervolgens gebuikt in je planbord!

In het tabblad Fasen kun je het proces van je bedrijf inrichten. Voeg simpel een fase toe door op de groene knop Fase toevoegen te klikken. Richt de fase in door middel van de tabbladen Algemeen en Activiteiten.

In het tabblad algemeen kies je een naam, stel je de vertraging (in dagen), planefficiëntie (%) in en kun je instellen of de fase onafhankelijk is van andere fasen. Ook kun je hier kiezen of je de capaciteit wilt zien in deze fase. Dit zet je gemakkelijk aan door de checkbox aan- of uit te vinken.

In het Activiteiten tabblad krijg je een overzicht van beschikbare en actieve activiteiten per fase. Je kunt activiteiten koppelen door ze aan te vinken; zodra ze actief zijn, kunnen ze aan kaarten in die fase worden toegewezen. Activiteiten kunnen aan meerdere fasen gekoppeld worden, zodat kaarten flexibel tussen fasen verplaatst kunnen worden. Wil je een activiteit loskoppelen, dan vink je deze uit of klik je op het prullenbakje. Dit geeft je volledige controle over de planning en de activiteiten in je fasen.

Veranderingen kunnen altijd worden opgeslagen met de Opslaan knop, en bestaande fasen kunnen worden verwijderd via de Verwijderen knop.

In het planbord is het mogelijk om statussen te beheren in het tabblad Statussen. Wanneer je vPlan voor het eerst gebruikt, zijn er standaard 3 statussen, namelijk Open, In progress en Done. Je kunt bestaande statussen makkelijke aanpassen door de naam en/of kleur te wijzigen. Een planbord moet altijd minimaal 2 statussen hebben.

Je kan zelf ook statussen toevoegen. Je maakt een status aan door op de groene knop Status toevoegen te klikken.

Wanneer je op de knop Opslaan hebt geklikt, kun je deze statussen gebruiken in jouw planbord.

Als je inzicht wil in de capaciteit van je resources, zet je de capaciteit op Resources, in de configuratie van je planbord. Vervolgens ga je naar het tabblad Capaciteit.

Klik op Resource toevoegen om nieuwe werknemers aan het planbord toe te voegen. Zoek op naam van de werknemer. Selecteer de juiste werknemer(s). Je kunt ook alle resources tegelijk selecteren, door het schuifje bovenaan aan te zetten. Klik op Toevoegen om terug te keren. De werknemer wordt toegevoegd aan het planbord.

Je ziet nu een overzicht waar je de resources kunt koppelen aan de verschillende fasen. Selecteer de fase waarop de resource werkzaam is, en vul het percentage van zijn of haar beschikbaarheid in. Het is mogelijk om de beschikbaarheid te verdelen over meerdere fasen. Wanneer een werknemer standaard werkzaam is op één fase (100%), maar eventueel ingezet kan worden op een andere fase, vul je bij deze fase(n) 0% in. Het is mogelijk om in het planbord de capaciteit van deze werknemer te verplaatsen over deze fasen.

Ook hier kun je alle resources tegelijk aan een fase toevoegen, door bovenaan het selectievakje aan te vinken.

Klik onderin het scherm op de button Opslaan om wijzigingen door te voeren.

Je hebt de basis nu ingericht. Je kunt starten met plannen, maar laten we je collega's niet vergeten. Nodig ze simpel en snel uit, zodat zij ook zien wat er moet gebeuren.