Na lange tijd vPlan gebruik kunnen je planborden of de backlog van vPlan aardig vol staan met geplande of ongeplande kaartjes. Je kunt zelf vPlan handmatig opschonen maar je kunt dit ook automatiseren op basis van de vervaldatum.
De automatisering wordt getriggerd op vervaldatum. Dus alle kaartjes met een vervaldatum die een aantal dagen voor of na vandaag ligt moeten gearchiveerd worden.

Je kunt een aantal voorwaarden zelf instellen in deze automatisering, gepland of niet gepland en het aantal (werk)dagen voor of na vandaag. Bij gepland of niet gepland geef je aan of vPlan geplande of ongeplande (backlog) kaartjes moet archiveren met deze automatisering. Je kunt ook beide opties aanvinken. Met het aantal dagen voor of na vandaag geef je het aantal (werk)dagen aan waarop de automatisering moet gaan werken. Met de optie voor of na vandaag kies je of vPlan moet controleren op een vervaldatum in de toekomst, of juist in het verleden. Wil je oude kaartjes archiveren? Kies dan voor de optie voor vandaag. Hiermee weet vPlan dat de automatisering moet gaan werken wanneer de vervaldatum een aantal dagen voor vandaag, dus in het verleden, ligt.