Als je nieuwe gebruikers toegevoegd hebt in de configuratie, zullen zij een mailtje ontvangen om hun account te bevestigen. Tot ze de stappen uit dit mailtje doorlopen hebben zullen ze in vPlan op uitgenodigd blijven.
​
Nadat de nieuwe gebruikers uitgenodigd zijn, wordt er automatisch een e-mail verzonden naar het ingevulde e-mailadres. Door in deze mail op de button Accepteer uitnodiging te klikken, word je doorverwezen naar een pagina waar je jouw eigen wachtwoord kunt aanmaken en de rest van je account compleet kunt maken.
​
Als je je wachtwoord hebt aangemaakt, kun je inloggen in vPlan. Door links bovenin de hoek op je initialen te klikken ga je naar je profiel en kun je je account compleet maken.