Planbord: Configuratie

In de instellingen van je planbord vind je vijf tabbladen. In dit artikel worden alle opties van het eerste tabblad, de Configuratie, toegelicht. Op dit tabblad zijn de volgende onderdelen te vinden: 

Configuratie
Capaciteit
Werkdagen
Labels
Afhankelijkheden
Extra velden
Checklists
Toegang beheren
Mailen naar het planbord 

 

Configuratie 

Onder het kopje configuratie kun je twee opties aanzetten, namelijk het splitsen van kaartjes per activiteit en een eigen backlog per planbord. 

Kaartjes splitsen per activiteit
Deze functie is alleen van toegevoegde waarde indien je gebruik maakt van activiteiten op een plankaartje.
Wanneer je de optie 'Kaartjes splitsen per activiteit' inschakelt en je plant in het planbord een kaartje met meerdere activiteiten (bijvoorbeeld stralen en slijpen) dan wordt per activiteit een apart plankaartje aangemaakt in de fase. Deze kun je vervolgens afzonderlijk van elkaar plannen.
Als je de optie 'Kaartjes splitsen per activiteit' niet inschakelt, dan plan je één plankaartje met daarin beide activiteiten.

Eigen backlog
Met deze optie kun je het mogelijk maken dat je voor het desbetreffende planbord een eigen backlog kunt creëren. Wanneer je kaartjes in het planbord aanmaakt, zullen deze niet worden getoond in andere backlogs. Hierdoor kun je simpel je onderhanden werk scheiden per planbord. 

 

Capaciteit

In de configuratie van je planbord kun je instellen op welke manier je capaciteit wilt gaan gebruiken. We kennen hierin drie vormen: geen capaciteit, individuele capaciteit en collectieve capaciteit. 

Geen capaciteit
Werk je niet met capaciteit? Selecteer dan Geen capaciteit. Hiermee worden alle functies met betrekking tot capaciteit verborgen op het planbord. 

Individuele capaciteit
Bij individuele capaciteit plan je echt per resource. Dus per medewerker, machine of ruimte. Je krijgt hier inzicht in de beschikbare uren per resource. 

Collectieve capaciteit
Bij de collectieve capaciteit krijg je inzicht in je beschikbare uren per type resource. Je wijst hier dus niet individuele resources toe aan bepaalde taken, maar zie je de capaciteit van je totale opsomming van je resources. 

 

Werkdagen

Hier kun je de werkdagen van je bedrijf aanpassen. De aangevinkte dagen zijn standaard beschikbaar voor het plannen in het planbord. Bij bepaalde acties, zoals splitsen van kaartjes, wordt er rekening gehouden met alleen beschikbare dagen.
Je kunt in het planbord een specifieke datum op niet-beschikbaar stellen, bijvoorbeeld feestdagen. Lees hier hoe je een specifieke dag niet-beschikbaar maakt in het planbord. Via de voorkeuren kun je zelf bepalen of je niet beschikbare dagen wil tonen of verbergen in het planbord.

Labels

Binnen vPlan is het mogelijk om labels toe te kennen aan je plankaartjes. Zo kun je bijvoorbeeld orders met een hoge prioriteit een rood label geven, zodat voor het voor je hele bedrijf duidelijk is dat deze order prioriteit heeft.
Je maakt gemakkelijk labels aan, door te klikken op de groene knop Label toevoegen. Er verschijnt nu een venster op je scherm. Hierin kun je de kleur voor jouw label kiezen en kun je het label een naam geven. Wanneer je, zoals bovenstaand, je label een naam en kleur hebt gegeven, klik je op Sluiten. Je label is nu opgeslagen en klaar voor gebruik! 

 

Afhankelijkheden

In de tijdlijn weergave van vPlan kun je relaties of ''afhankelijkheden'' leggen tussen onderlinge plankaarten binnen of buiten een bestaande collectie.
Wanneer je een relatie legt tussen twee kaarten, kun je aangeven dat twee kaarten in je planning afhankelijk van elkaar zijn. Wanneer in je proces een bepaalde taak niet mag beginnen voordat de andere (voorgaande) taak afgerond is kan vPlan je hiermee helpen. Wil je alleen een visuele waarschuwing van vPlan? Of wil je dat vPlan de volgorde van de afhankelijke kaartjes behoudt en deze dus ook verplaatst in de planning? Deze drie opties zie je terug in de instellingen. 

Notificeren
Wanneer het einde van kaart A voor de start van kaart B komt te liggen wordt de lijn roodgekleurd. Hiermee notificeren wij je dat dit waarschijnlijk een probleem oplevert. Door kaart B na kaart A te plaatsen (of kaart A voor kaart B) verdwijnt de notificatie. Je kunt dit dus handmatig oplossen.

Duwen
Wanneer het einde van kaart A voor de start van kaart B ligt is er niets aan de hand. Maar op het moment dat het einde van kaart A op dezelfde dag als de start van kaart B komt, duwen wij kaart B opzij. Op deze manier blijft kaart B altijd achter kaart A staan. We duwen alleen en trekken niet, dus wanneer kaart A naar voren wordt gehaald, blijft kaart B staan.

Behouden
Bij deze instelling houden we de periode vast tussen kaart A en kaart B bij het leggen van een afhankelijkheid. Op het moment dat je kaart A verschuift in de planning dan zal kaart B automatisch meeschuiven met behoud van tussenliggende dagen.

 

Extra velden

Binnen vPlan kun je, naast de titel en de omschrijving, extra informatie toevoegen aan jouw plankaartjes. Wil je bijvoorbeeld een batchnummer, keuzemenu of telefoonnummer toevoegen aan je kaartjes? Dan kun je deze hier aanmaken.
Je richt dus extra invoervelden in, die je later in je planning kunt gebruiken voor het vastleggen van informatie. Deze velden zijn beschikbaar in de webversie van vPlan, maar ook de mobiele app vPlan Go.
Om een extra veld toe te voegen, klik je op de groene knop Veld toevoegen. Vervolgens moet je drie opties invullen:

Naam
Hiermee geef je het extra veld een naam. Bijvoorbeeld: 'Afleveradres' voor een adresveld, 'Batchnummer' voor een numeriek veld of 'Handtekening opdrachtgever' voor een tekeningveld. De keuze is aan jou.

Collectie of kaart
Met deze optie kies je het niveau waarop het veld beschikbaar is. Velden die je op Collectie-niveau beschikbaar zijn worden getoond op alle kaartjes die bij de collectie horen.
Als je een collectie hebt gepland die uit meerdere plankaartjes bestaat, kun je ervoor zorgen dat het extra veld waarin je de klantnaam vult op alle kaartjes zichtbaar wordt. Maar wil je per plankaart los de geleverde aantallen kunnen registreren, dan maak je dus een veld aan op het niveau kaartje.

Tip: meer uitleg over het verschil tussen collecties en kaartjes vind je op: Wat is het verschil tussen een collectie en een kaart?

Type
Het type veld geeft aan hoe het extra veld zich gedraagt. Een veld van het type ''adres'' kun je gebruiken om te navigeren, en een veld van het type ''numeriek'' kun je in vPlan gebruiken om berekeningen mee te maken.
Hieronder een uitleg per type veld:

• Numeriek
  Dit type veld geeft je de mogelijkheid om numerieke waardes in te vullen, met of zonder decimalen. Je kunt ook een eenheid aangeven, zoals m2, km, liter, etc. Daarnaast kun je ervoor kiezen of je de eenheid links of rechts uit wil lijnen. 
• Tekst
  Dit type veld geeft je de mogelijkheid om een korte tekst in te vullen. Denk aan de naam van een contactpersoon, of een batchnummer waar ook letters in voorkomen.
• Datum
  vPlan kent standaard al plandatums en vervaldatums. Met dit type veld kun je een extra datum vastleggen, bijvoorbeeld de datum voor ontvangst goederen.
• Adres
  Met dit type veld kun je adressen en locaties vastleggen in je plankaartjes. Het veld is gekoppeld met Google Maps en zal dus de locatie kunnen tonen in de kaart van vPlan. Ook wordt dit veld gebruikt voor het berekenen van routes en reistijden (zie ook: Google Maps & Route optimalisatie).
• Selectievakje
  Dit type veld is een checkbox waarin je iets kunt afvinken. Bijvoorbeeld 'Kwaliteitscontrole uitgevoerd', welke je vervolgens kunt afvinken.
• Keuzemenu
  Als je een vaste keuzelijst wil opnemen in vPlan, dan kun je een keuzemenu aanmaken. Bijvoorbeeld voor type levering.
• Tekstblok
  Net als bij het eerder genoemde tekstveld kun je bij velden van het type tekstblok vrij typen in letters en cijfers. Echter is het veld tekstblok groter van formaat en dus ideaal voor opmerkingen of informatie over je plankaart.
  
• E-mail
  In dit veld kun je e-mailadressen invullen. Vervolgens kun je op een e-mailadres klikken en wordt je mail programma direct geopend.
• Telefoon
  In dit veld kun je telefoonnummers kwijt. Het veld herkent een telefoonnummer en zal een bel-applicatie kunnen openen wanneer je er op klikt. Vooral handig voor het gebruik in vPlan Go, onze mobiele app.
• Link
  Webadressen, of verwijzingen naar documenten in de cloud kun je kwijt in het link veld. Wanneer het veld gevuld is met een link kun je er daarna op klikken en wordt je in je internet browser direct doorgestuurd naar het adres.
• Tekening
  Met het tekeningen veld voeg je een blok toe aan je kaart waarin je eenvoudige schetsen en tekeningen kunt maken. Het kan ook gebruikt worden als handtekening veld voor bijvoorbeeld het afleveren van goederen.

Om een extra veld te wijzigen of verwijderen klik je op een bestaand veld. Hier kun je de gegevens aanpassen. Klik op verwijderen om het veld te verwijderen. Mocht je het veld al hebben gebruikt in kaartjes, blijven deze bestaan.

 

Checklists

In je planbord kun je standaard, herbruikbare, checklists toevoegen. Deze checklijsten kun je gebruiken in je plankaartjes van vPlan. Wanneer je op de groene knop Checklist toevoegen klikt, opent een nieuw venster waarin je je checklist instelt.

• Geef je checklist een naam.
• Stel met de checkbox Wijzigbaar in of gebruikers de checklist mogen aanvullen of wijzigen tijdens het gebruiken van de checklist in de planning. Als je de optie niet aanvinkt, dan is de checklist niet te wijzigen in de planning.
• Voeg vervolgens checklist regels toe. Dit worden af te vinken items in je checklist. Geef je regel een naam en druk op Enter (of het groene pijltje) om de volgende toe te voegen.
• Als je klaar bent klik je op Sluiten. Vergeet niet om daarna nog even je planbord op te slaan!

Je hebt nu een checklist ingericht. Ga naar Kaartje: Checklist toevoegen en gebruiken om te lezen hoe je het vervolgens gebuikt in je planbord!

 

Toegang beheren

Met deze functie bepaal je zelf welke gebruikers je toegang tot een bord wil geven. Wanneer je een bord maakt, staat deze standaard op Iedereen. Dit wil zeggen dat alle gebruikers met toegang tot je vPlan omgeving, ook toegang hebben tot dit bord. Je kunt in een bord ook kiezen om te toegang te beperken.
Wanneer je voor Beperkt kiest, krijgen gebruikers met de rol administrator altijd toegang. Met Gebruiker toevoegen kun je zelf bepalen welke gebruikers toegang moeten krijgen tot het bord. Vink de gebruikers aan welke toegang mogen krijgen tot dit bord. Klik op sluiten om te bevestigen. Sla het bord op om de wijzigingen definitief te bevestigen.
Wanneer je hebt gekozen voor Beperkt zie je aan de voorkant welke gebruikers toegang hebben. Ga naar de avatar en klik op het kruisje om deze gebruiker de toegang tot het bord te ontzeggen.

Mailen naar het planbord 

In vPlan is het mogelijk om een e-mail te sturen naar je backlog. Zo kun je bijvoorbeeld orderstromen die via email binnenkomen, direct inladen in vPlan als planbare kaartjes. Het kan ook handig zijn wanneer je onderweg bent, en snel een opdracht van een klant wil doormailen naar de planning.

Door op de knop Genereer een e-mailadres te klikken, genereert vPlan automatisch een e-mailadres waar je naartoe kunt mailen. Je kunt het e-mailadres kopiëren door op de knop Kopieer naar klembord te klikken. Zo kun je het e-mailadres alvast opslaan in je adresboek van je mail.

Om het e-mailen naar de backlog van jouw planbord toe te staan, moet je minimaal de optie Maak een kaart in de backlog bij het ontvangen van een e-mail ingeschakeld hebben staan. Om spam te voorkomen in je planbord kun je kiezen voor een domein (bijv. @vplan.nl) dat alleen kaartjes in jouw backlog mogen zetten via het e-mailadres.

Tip: Je kunt in je eigen e-mail client regels instellen die bijvoorbeeld alle mails die naar info@uwbedrijfsnaam.nl automatisch doorsturen naar het e-mailadres van je vPlan planbord. Zo hoef je niet zelf handmatig alle aanvragen door te sturen naar vPlan.