Binnen vPlan is het mogelijk om je eigen persoonlijke weergaven te maken. Door bepaalde filters en voorkeuren in te stellen, zie je alleen de informatie die voor jou belangrijk is. Deze weergaven stel je in per gebruiker, maar kun je makkelijk delen met je collega's. Op deze manier kun je ervoor zorgen dat je hele team altijd vanuit dezelfde weergave werkt, of kun je een standaard weergave instellen voor je collega's.
Om de weergave te kunnen delen, stel je eerst alle filters en kolommen in zodat jij ziet wat belangrijk is. Selecteer de weergave die je wilt delen, en klik nogmaals op de naam om deze aan te passen.
Je krijgt nu een pop-up waarin je eerst twee tabbladen ziet: Algemeen en Toegang. Wanneer je de toegang wijzigt van privé naar het delen met andere gebruikers, verschijnt er een derde tabblad Bescherm.
Toegang
In het eerste tabblad kun je kiezen of je de weergave privé wil gebruiken, of dat je deze wil delen met andere gebruikers.
Privé
Hiermee zorg je ervoor dat de weergave alleen voor jou beschikbaar is. Andere gebruikers kunnen deze weergave niet toevoegen aan hun eigen account.
Iedereen
Met deze optie geef je alle gebruikers binnen dezelfde vPlan omgeving toegang tot deze weergave.
Planners
Met deze mogelijkheid deel je de weergave met alle gebruikers binnen je vPlan omgeving, die de rol planner hebben.
Medewerkers
Wil je dat alleen gebruikers met de rol medewerker de weergave kunnen zien? Kies dan deze optie.
Gast
Kies voor gast als je de weergave alleen wil delen met gebruikers die de rol gast hebben.
Let op: gebruikers met de rol gast kunnen zelf geen weergaven maken. Zij kunnen alleen kiezen uit weergaven die met ze gedeeld worden.
Specifieke gebruikers
Als je de weergave wilt delen met bepaalde gebruikers, kies je hier voor specifieke gebruikers. Er verschijnt dan een dropdown menu, waar je de gebruikers kunt kiezen. Je kunt hier zoveel gebruikers selecteren als je wilt.
Bescherm
Wanneer je ervoor hebt gekozen om je weergave met andere gebruikers te delen, zie je in het menu een derde tabblad. Hier zie je de volgende opties:
Aanpassingsrechten
Hiermee stel je in welke gegevens aangepast kunnen worden door gebruikers met wie je de weergave deelt. Je kunt hier kiezen uit filters, voorkeuren en kolommen. Vink aan welke gegevens andere gebruikers mogen wijzigen.
Bescherm weergave
Heb je hierboven één of meerdere gegevens aangevinkt die aangepast mogen worden, dan kun je met deze optie ervoor zorgen dat deze wijzigingen bij de andere gebruikers worden opgeslagen. Zet je de optie 'Bescherm weergave' aan, dan worden de wijzigingen in filters, voorkeuren en/of kolommen die andere gebruikers doen in de gedeelde weergave, niet opgeslagen. Zij kunnen de gegevens aanpassen, maar vernieuwen ze de pagina, dan wordt deze teruggezet naar het origineel. Wijzigingen die de maker van de weergave doet, worden dan altijd doorgezet naar de gebruikers met wie de weergave gedeeld is. Staat de optie 'Bescherm origineel' uit, dan kunnen zij de gedeelde weergave aanpassen en worden deze wijzigingen bij zichzelf opgeslagen.
Let op: heb je Bescherm weergave aan, dan worden dus alle wijzigingen die jij als eigenaar doet in de filters, voorkeuren of kolommen, doorgezet naar alle gebruikers die gebruik maken van deze gedeelde weergave. Heb je Bescherm weergave uit, dan wordt er een kopie gemaakt van de weergave, waardoor de gebruikers deze zelf kunnen aanpassen, en worden wijzigingen van de eigenaar niet doorgezet.
Standaard instellen
Met deze optie zorg je ervoor dat de weergave standaard ingesteld staat bij de gebruiker met wie je de weergave deelt. Zet je deze optie uit, dan kunnen de gebruikers met wie je de weergave gedeeld hebt deze wel kiezen uit alle gedeelde weergaven, maar staat deze niet standaard ingesteld. Kies je ervoor om deze optie aan te zetten, dan kun je ook nog kiezen bij welke gebruiker(s) je deze standaard in wilt stellen. Als je de schakelaar aanzet verschijnt er een dropdown menu, waarbij je kunt kiezen uit alle gebruikers of één of meer specifieke gebruikers. Dit werkt samen met het vorige menu Toegang. Heb je bij Toegang gekozen dat de weergave gedeeld wordt met alleen planners, dan kun je als je hier kiest voor specifieke gebruikers ook alleen gebruikers kiezen met de rol planner.
Gedeelde weergaven
Alle weergaven die met jou gedeeld zijn, vind je terug op één plek. Klik op het plusje naast de titel van je planbord. Hier zie je twee opties, het maken van een nieuwe weergave, of kiezen uit één van de gedeelde weergaven.
Is een weergave standaard met jou gedeeld, of heb je een gedeelde weergave gekozen uit de bibliotheek? Dan zie je er altijd een icoontje bij staan. Zo is meteen duidelijk welke weergave met jou gedeeld is, en welke van jouzelf zijn.