in Planboard ist der Ort, an dem Sie Ihre Arbeit planen und verfolgen. Sie können das Board flexibel nach Ihren Prozessen einrichten.

Legen Sie zunächst ein Planboard an. Unter Konfiguration finden Sie den Bereich Planboards. Klicken Sie oben rechts auf die grüne Schaltfläche Planboard hinzufügen. Geben Sie dem Board einen Namen (z. B. den Namen Ihres Unternehmens oder Produkts). Klicken Sie unten auf Speichern, um das Board zu erstellen.

Die Einrichtung des Planboards besteht aus fünf Bereichen: Konfiguration, Phasen, Status, Kapazität und Automatisierungen. In diesem Leitfaden werden die ersten vier erklärt.

Hier können Sie die Arbeitstage Ihres Unternehmens festlegen. Die markierten Tage sind standardmäßig für die Planung im Planboard verfügbar. Bei bestimmten Aktionen (z. B. Karten aufteilen) werden nur verfügbare Tage berücksichtigt.

Im Planboard können Sie bestimmte Tage als nicht verfügbar markieren, z. B. Feiertage. Wählen Sie die gewünschte Ansicht, um zu sehen, wie Sie einen Tag deaktivieren. Über die Einstellungen legen Sie fest, ob nicht verfügbare Tage im Planboard angezeigt oder ausgeblendet werden.

In vPlan können Labels zu Karten hinzugefügt werden. So können Sie z. B. Aufträge mit hoher Priorität rot markieren, damit für das gesamte Unternehmen klar ist, dass dieser Auftrag Vorrang hat.

Erstellen Sie ein Label, indem Sie auf die grüne Schaltfläche Label hinzufügen klicken. Wählen Sie eine Farbe und einen Namen für das Label. Klicken Sie auf Schließen, um das Label zu speichern.

Neben Titel und Beschreibung können Sie Karten weitere Informationen hinzufügen, wie z. B. Chargennummern, Dropdown-Felder oder Telefonnummern.

Diese Zusatzfelder können Sie im Web und in der mobilen App vPlan Go nutzen. Um ein neues Feld anzulegen, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Feld hinzufügen.

Möchten Sie genau wissen, welche Arten von Zusatzfeldern es gibt? Lesen Sie dazu diesen Artikel.

Sie können standardisierte, wiederverwendbare Checklisten erstellen und diese in Karten verwenden. Wenn Sie auf die grüne Schaltfläche Checkliste hinzufügen klicken, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie Ihre Checkliste einrichten.

Sie haben nun eine Checkliste eingerichtet. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Checkliste anschließend in Ihrem Planboard verwenden können!

Im Tab Phasen können Sie den Prozess Ihres Unternehmens einrichten. Fügen Sie einfach eine Phase hinzu, indem Sie auf die grüne Schaltfläche Phase hinzufügen klicken. Richten Sie die Phase anschließend über die Tabs Allgemein und Aktivitäten ein.

Im Tab Allgemein vergeben Sie einen Namen, legen die Verzögerung (in Tagen) und die Planungseffizienz (%) fest und bestimmen, ob die Phase unabhängig von anderen Phasen ist. Außerdem können Sie hier einstellen, ob die Kapazität in dieser Phase angezeigt werden soll. Dies aktivieren oder deaktivieren Sie bequem über das Kontrollkästchen.

Im Tab Aktivitäten erhalten Sie eine Übersicht der verfügbaren und aktiven Aktivitäten pro Phase. Sie können Aktivitäten verknüpfen, indem Sie diese anhaken. Sobald sie aktiv sind, können sie Karten in dieser Phase zugewiesen werden.

Aktivitäten können auch mehreren Phasen zugeordnet werden, sodass Karten flexibel zwischen Phasen verschoben werden können. Möchten Sie eine Aktivität entfernen, deaktivieren Sie einfach die Auswahl oder klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol. Dadurch haben Sie die volle Kontrolle über die Planung und die Aktivitäten in Ihren Phasen.

Änderungen können jederzeit mit der Schaltfläche Speichern übernommen werden. Bestehende Phasen können mit der Schaltfläche Löschen entfernt werden.

Im Planboard können Sie im Tab Status Ihre Status verwalten. Wenn Sie vPlan zum ersten Mal nutzen, sind standardmäßig drei Status vorhanden: Open, In Progress und Done.

Bestehende Status lassen sich leicht anpassen, indem Sie den Namen und/oder die Farbe ändern. Ein Planboard muss immer mindestens zwei Status enthalten.

Sie können auch eigene Status hinzufügen. Klicken Sie dafür auf die grüne Schaltfläche Status hinzufügen.

Sobald Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken, können Sie diese Status in Ihrem Planboard verwenden.

Wenn Sie Einblick in die Kapazität Ihrer Ressourcen erhalten möchten, stellen Sie in der Konfiguration Ihres Planboards die Kapazität auf Ressourcen. Gehen Sie anschließend in das Tab Kapazität.

Klicken Sie auf Ressource hinzufügen, um neue Mitarbeiter zum Planboard hinzuzufügen. Suchen Sie nach dem Namen des Mitarbeiters und wählen Sie die passenden Ressource(n) aus. Sie können auch alle Ressourcen gleichzeitig auswählen, indem Sie oben den Schieberegler aktivieren. Klicken Sie auf Hinzufügen, um zurückzukehren. Die Ressource wird dem Planboard hinzugefügt.

Nun sehen Sie eine Übersicht, in der Sie die Ressourcen den verschiedenen Phasen zuordnen können. Wählen Sie die Phase aus, in der die Ressource arbeiten soll, und tragen Sie den prozentualen Verfügbarkeitsanteil ein. Es ist möglich, die Verfügbarkeit über mehrere Phasen zu verteilen. Wenn ein Mitarbeiter standardmäßig zu 100% in einer Phase arbeitet, aber auch in einer anderen eingesetzt werden kann, tragen Sie dort 0% ein. Im Planboard können Sie die Kapazität dieser Ressource flexibel zwischen den Phasen verschieben.

Auch hier können Sie alle Ressourcen gleichzeitig einer Phase zuordnen, indem Sie oben das Auswahlkästchen aktivieren.

Klicken Sie unten im Bildschirm auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Damit ist die Basis eingerichtet. Sie können jetzt mit der Planung beginnen – vergessen Sie jedoch nicht, auch Ihre Kollegen einzuladen, damit sie ebenfalls sehen, was zu tun ist.