Dit artikel gaat dieper in op het gebruik van een Kanban planning. Als je meer informatie wilt over wat Kanban is en hoe je het kunt inrichten, kun je terecht op: Introductie Kanban en Kanban inrichten
Gebruik van Kanban
Kanban is een eenvoudige statusplanning met kaartjes en kolommen. Herkenbaar voor iedereen en maximaal overzicht.
1. Kanban weergave inschakelen
2. Kanban legenda
3. Kaartjes aanmaken en plannen
4. Kaartjes verplaatsen
5. Kaartjes toewijzen
6. Voorkeuren en filters
7. Kanban gebruiken in combinatie met planning op datum
8. Kanban gebruiken in combinatie met fase planning
9. Vervaldatum gebruiken in Kanban
1. Kanban weergave inschakelen
Als je voor het eerst de Kanban weergave wilt gebruiken zorg er dan voor dat je de weergave inschakelt bovenin vPlan. Dit doe je met het ster-icoontje waar je planweergaven kunt tonen of verbergen:
Als je Kanban hebt ingeschakeld, verschijnt de weergave in de bovenste menubalk van vPlan. Klik op de knop ''Kanban'' om de planweergave te tonen.
2. Kanban legenda
In de Kanban planning zijn verschillende knoppen en functies beschikbaar. Bekijk bovenstaande afbeelding en lees hieronder wat de functie inhoudt.
1. De naam van het planbord. Als je op het potlood-icoontje klikt, ga je direct door naar de configuratie van het planbord. Naast de naam van het planbord staat een ster-icoontje. Hiermee kun je andere planweergaven in- of uitschakelen.
2. De beschikbare planweergaven voor je planbord. Je kunt planweergaven in of uitschakelen met het ster-icoontje.
3. Met het kruis-icoontje kun je je planning volledig maximaliseren op je scherm, zie ook: Volledige weergave scherm. Naast dit icoontje staat de zoekbalk van je planbord. Hiermee kun je zoeken op werk binnen je planbord. Zie ook: Zoekfunctie
4. Het trechter-icoontje is het filter van vPlan zoals deze ook in andere weergaven van vPlan beschikbaar is. Hoe filters werken lees je op: Filteren
Met het oog-icoontje kun je informatie op je planbord verbergen. Zo kun je je kaartjes zo klein mogelijk maken voor maximaal overzicht, of juist extra informatie op je kaartjes tonen als je meer inzicht wil zonder kaartjes open te klikken. Meer informatie vind je op: Oogje (informatie tonen of verbergen)
Naast het oogje staat een kaart-icoontje. Hiermee kun je een Google Maps kaart openen en hier adressen/locaties weergeven die in je plankaartjes ingevoerd zijn. Hiervoor heb je een adressenveld nodig in je planbord configuratie. Meer informatie vind je op: Planbord: Extra velden
Met de backlog knop kun je de backlog openen. In de backlog kun je kaartjes aanmaken die nog niet gepland hoeven worden.
5. Plankolommen zijn een belangrijk aspect in een Kanban planbord. De kolommen zijn gebaseerd op statussen die je ingericht hebt in je planbord configuratie. Zie ook: Kanban inrichten
6. Per plankolom wordt aangegeven hoeveel kaartjes er gepland zijn. Hiermee visualiseert vPlan direct in welke kolom het meeste werk open staat.
7. Plankaartjes. Je werk wordt in vPlan weergegeven in een plankaart. Een plankaart toont bijvoorbeeld een titel, omschrijving, de ingeschatte tijdsduur, aan wie de taak is toegewezen en een eventuele plandatum. Wat je te zien krijgt op de voorkant van een plankaart bepaal je zelf met het oog-icoontje (zie punt 4 in deze legenda). Als je op de kaart klikt wordt nog meer informatie getoond. Zie ook: Bewerken van kaartjes
3. Kaartjes aanmaken en plannen
Plankaartjes visualiseren het werk dat gedaan moet worden. Een plankaart kun je in de Kanban weergave op twee manieren aanmaken, via de backlog of in het planbord zelf.
Via de backlog kun je eenvoudig een kaart aanmaken. De backlog is een verzameling van kaartjes die nog in je planbord opgenomen moeten worden. Open de backlog door rechts bovenin je planbord op de groene Backlog knop te klikken, en klik bovenin op Create new card
Geef je plankaart een titel, en druk vervolgens op Enter. Je kaart is aangemaakt en zichtbaar in de backlog. Je kunt de kaart openen door er op te klikken en verdere informatie invullen. Zie ook: Bewerken van kaartjes
Als je de kaart wilt plannen, kun je dit doen door simpelweg de kaart met je muis op te pakken en naar een van de plankolommen te slepen.
Je kunt ook een nieuwe plankaart aanmaken in het planbord zelf. Als je met de muis naar de onderkant van je statuskolom beweegt verschijnt er een veld waarin je een nieuwe kaart kunt aanmaken.
Geef de nieuwe kaart een titel en druk op Enter.
De kaart wordt nu aangemaakt in de plankolom van jouw keuze. Daarna kun je de kaart openen door er op te klikken en extra informatie toevoegen.
4. Kaartjes verplaatsen
In vPlan zijn kaartjes eenvoudig te verplaatsen. Dit doe je door ze met je muis op te pakken en naar een andere positie te slepen. Je kunt kaartjes prioriteren door ze op de bovenste positie in je statuskolom te slepen, of door ze naar een andere status te slepen.
Je kunt een kaart ook openen en via de geopende kaart de status aanpassen:
5. Kaartjes toewijzen
Taken toewijzen aan collega's of machines? Dit doe je door de kaart te openen in je planbord. Bovenin de kaart zorg je er (eenmalig) voor dat het toewijzen van resources ingeschakeld staat (zie 1. in afbeelding). Vervolgens klik je in de kaart bij het kopje Resources op het plus-icoontje (zie 2. in afbeelding) om in de lijst met beschikbare resources te zoeken en de gewenste resource te koppelen:
6. Voorkeuren en filters
Als gebruiker van vPlan bepaal je zelf wat je in je planbord wilt zien. Hiervoor gebruik je filters (trechter-icoontje) en voorkeuren (oog-icoontje). Zo kun je eenvoudig alle afgeronde kaartjes verbergen, of juist alle kaartjes met een bepaald label naar voren halen. Je kunt de informatie op een kaart aanpassen met het oog-icoontje, bijvoorbeeld door de plandatums of labels te verbergen.
Meer informatie over het filter vind je op: Filteren
Meer informatie over voorkeuren op je kaartje vind je op: Oogje (informatie tonen of verbergen)
7. Kanban gebruiken in combinatie met planning op datum
Kanban is in principe een planmethode zonder datums. Wanneer je in je kanban planbord een plankaart aanmaakt, zal deze zonder vervaldatum en start- en einddatum aangemaakt worden.
Je kunt echter wel plannen op datum, om zo de Kanban methode te combineren met de kalenderweergave en/of tijdlijnweergave van vPlan. Je opent hiervoor simpelweg een kaart in je Kanban planbord en vult hier een start- en/of einddatum in. De datum zie je direct op de kaart verschijnen, maar de kaart zal ook op de overeenkomende datums zichtbaar zijn in de andere planweergaven van vPlan.
8. Kanban gebruiken in combinatie met fase planning
Faseplanning is een planmethode, waarin je je werk opsplitst in meerdere kaarten die bij elkaar horen, maar elk afzonderlijk gepland kunnen worden. Meer informatie over het verschil tussen faseplanning en statusplanning vind je op: Hoe verplaats ik een kaart van fase naar fase? Het verschil tussen fase en status uitgelegd!
Wanneer je gebruik maakt van een faseplanning, kun je dit ook combineren met Kanban. Als je planbord opgedeeld is in bijvoorbeeld drie fasen, en je plant een plankaart die over deze drie fasen verdeeld worden, dan worden de drie kaarten ook afzonderlijk getoond in de kanban weergave.
9. Vervaldatum gebruiken in Kanban
De vervaldatum in vPlan geldt als een deadline. Je kunt dit eenvoudig toepassen in vPlan door de kaart te openen en een vervaldatum in te stellen. Dit is geen plandatum, dus op basis van een vervaldatum alleen, zal vPlan de kaart niet tonen in bijvoorbeeld de kalenderweergave of de tijdlijn.
vPlan signaleert wel actief wanneer de vervaldatum overschreden wordt, of wanneer de vervaldatum vandaag is. De datum kleurt dan rood (vervaldatum overschreden) of blauw (vervaldatum vandaag).