Als administrator in vPlan kun je collega's uitnodigen om vPlan ook te gebruiken. Als je een nieuwe gebruiker aanmaakt moet je verplicht een e-mailadres invoeren. Dit e-mailadres wordt automatisch overgenomen als gebruikersnaam voor de nieuwe gebruiker.
Wat doe je als je niet genoeg unieke e-mailadressen tot je beschikking hebt om al je collega's uit te nodigen voor vPlan? Lees gauw verder, want dit artikel legt uit hoe je dit aanpakt.
- Als eerst ga je naar de pagina waarin je gebruikers kunt uitnodigen.
- Ga in de linker menubalk van vPlan naar Configuratie.
- Ga vervolgens in de linker menubalk naar Gebruikers. Je komt nu op de pagina met alle gebruikersaccounts binnen je vPlan omgeving.
- Klik rechts bovenin de pagina op Gebruiker toevoegen.
In het formulier waarin je de gebruikersgegevens invoert zie je twee velden die belangrijk zijn:
- Gebruikersnaam
Als je het veld e-mailadres invult wordt het e-mailadres direct overgenomen in het veld gebruikersnaam.
Belangrijk
- Het veld e-mail is waar de uitnodiging (en vPlan notificaties) naar verstuurd worden. Dit veld hoeft niet uniek te zijn. Je kunt hier een e-mail adres invullen wat al ergens anders gebruikt wordt.
- Het veld gebruikersnaam gebruik je om in te loggen. Dit veld moet gevuld worden met een unieke gebruikersnaam. Dit mag afwijken van het e-mailadres wat hierboven benoemd is.
Voorbeeld
Wat je concreet kunt doen is het veld e-mail vullen met een algemeen e-mailadres wat je vaker gebruikt. Fictief voorbeeld: info@jouwbedrijfsnaam.nl.
Je ziet dat het veld gebruikersnaam automatisch gevuld wordt met hetzelfde e-mailadres. Dit veld kun je echter aanpassen naar een ander e-mailadres. Dit mag ook een e-mailadres zijn wat niet bestaat. Bijvoorbeeld collegapiet@jouwbedrijfsnaam.nl.
Als je nu de gebruiker opslaat, dan wordt de uitnodiging verstuurd naar het bestaande e-mailadres info@jouwbedrijfsnaam.nl, maar de nieuwe gebruiker kan na het instellen van een wachtwoord inloggen met de gebruikersnaam collegapiet@jouwbedrijfsnaam.nl.
Je hebt nu een unieke gebruikersnaam, maar de mailcommunicatie vanuit vPlan komt op het vaker gebruikte algemene e-mail adres.
Goed om te weten
Als je een algemeen e-mailadres gebruikt om meerdere gebruikers mee uit te nodigen, dan is het aan te raden om naar deze gebruikers geen e-mail notificaties te laten versturen vanuit vPlan. In de praktijk zullen van alle gebruikers namelijk de notificaties naar hetzelfde e-mailadres gestuurd worden. Dit kunnen afhankelijk van de hoeveelheid gebruikers erg veel mailtjes zijn. Als alternatief kun je In vPlan notificaties ook versturen naar de vPlan Go app of naar het notificatiecentrum van vPlan zelf.
| Tip: lees ook het artikel Notificaties. |