In vPlan kun je je planbare werkprocessen verdelen over meerdere planborden. Bijvoorbeeld een planbord voor productie, en een voor montage buitendienst. Het liefst wil je dat als een kaart afgerond wordt op het ene planbord, dat hij automatisch doorgaat in het proces naar het volgende planbord.
Zo houd je werkprocessen gescheiden en zoveel mogelijk overzicht.
Let op: Meer informatie over automatiseringen vind je op: Automatiseringen
Automatiseringen stel je in op de configuratiepagina van je planbord. Hiervoor ga je in de menubalk van vPlan naar Configuratie > Planborden. Vervolgens selecteer je het te wijzigen planbord, en ga je naar tabblad Automatiseringen. Aldaar klik je op ''Automatisering toevoegen''.
Hoe werkt deze automatisering?
Met de automatisering ''Wanneer status in fase iets verandert naar iets, dupliceer de collectie naar backlog van iets, inclusief activiteiten en/of labels en/of reacties en/of volgers'' kun je ervoor zorgen dat er automatisch een kopie van een kaart wordt aangemaakt in planbord B wanneer een kaart wordt afgerond in de laatste fase van planbord A.
De parameters die je instelt zijn fase, status, planbord, activiteiten, labels, reacties, volgers en vervaldatum. Bij fasen kies je op welke fase van je planbord de automatisering getriggerd moet worden. Vervolgens kies je bij welke status de kaart gekopieerd moet worden. Daarna bepaal je naar welk planbord de kopie verplaatst moet worden en geef je aan welke gegevens meegekopieerd moeten worden. Als laatste kun je bepalen op welke datum de vervaldatum van de nieuwe kaart gezet moet worden (datum aangemaakt, of de originele datum plus/min aantal werkdagen).
De kaart wordt gekopieerd naar de backlog van het gekozen planbord als het aan de voorwaarden van de automatisering voldoet.
Let op: Voor het meekopiëren van labels en activiteiten van het oorspronkelijke planbord naar het opvolgende planbord, moet je ervoor zorgen dat dezelfde labels en activiteiten ook ingericht zijn op het opvolgende planbord.
De rest van de gegevens die automatisch gekopieerd worden zijn:
-Titel
-Omschrijving
-Extra velden
-Vervaldatum
Gegevens die niet gekopieerd worden zijn:
-Bijlagen
-Integratie informatie
Voorbeeld:
Stel je verkoopt gordijnen. Naast dat je de gordijnen op maat maakt, lever je ook de service om de gordijnen op te hangen. Wanneer het productieproces afgerond is, moet de montage opdracht gepland worden. We laten in onderstaande video zien hoe je één opdracht door twee borden kan laten lopen.
Tip: Wil je dat de gekopieerde kaart direct gepland wordt en niet in de backlog komt? Dan kun je dit instellen met de volgende automatisering: Wanneer collectie is gedupliceerd naar de backlog, plan collectie automatisch op fase iets op iets plusminus aantal werkdagen.